Kontakte & Projekte
Kontakte anlegen, suchen, bearbeiten und in fachlichen Vorgängen wiederverwenden
Kontaktliste verwenden
Wähle zuerst die Kontaktart. Die Zahl am aktiven Reiter zeigt, wie viele Treffer aktuell zu dieser Art gehören. Die Tabelle enthält immer den Namen und – abhängig von den CRM-Einstellungen – weitere Eigenschaften als Spalten.
Die Suche grenzt die Kontakte nach dem eingegebenen Begriff ein. Wenn für die Kontaktart filterbare Eigenschaften eingerichtet wurden, öffnet das Filtersymbol einen zusätzlichen Dialog. Die Zahl am Filtersymbol zeigt die Anzahl aktiver Kriterien.
Je nach Feldtyp funktionieren Filter unterschiedlich:
| Feldtyp | Filterverhalten |
|---|---|
| Text, Langtext, Link | Suche nach eingegebenem Inhalt |
| Zahl | Eingrenzung nach Zahlenwert |
| Datum | Auswahl eines Datums |
| Ja/Nein | Alle, Ja oder Nein |
| Auswahl | Eine oder mehrere Optionen; mehrere ausgewählte Optionen gelten innerhalb des Feldes als Alternativen |
Aktive Filter werden im Dialog als Tags gezeigt. Entferne sie einzeln oder setze alle Filter zurück.
Einen Kontakt anlegen
Neuer Kontakt steht nur bei direkt pflegbaren Kontaktarten zur Verfügung. Wähle die Art, trage einen eindeutigen Anzeigenamen ein und fülle die für diese Art festgelegten Pflichtfelder aus. Weitere optionale Eigenschaften kannst du nach dem Erstellen in der Detailansicht ergänzen.
Bei den gespiegelten Arten Nutzer*in, Freelancer und Dienstleister verweist Artwork stattdessen auf die jeweilige Benutzerverwaltung.
Kontakt bearbeiten
Öffne den Kontakt über seinen Namen und wähle Bearbeiten. Der Anzeigename und alle für die Kontaktart freigegebenen Felder werden editierbar. Felder mit Stern sind Pflichtfelder; Artwork beendet den Bearbeitungsmodus erst, wenn sie ausgefüllt sind.
Mögliche Eigenschaftstypen sind:
- kurzer Text und mehrzeiliger Text,
- Zahl und Datum,
- Ja/Nein-Schalter,
- Auswahl aus vorbereiteten Werten,
- Weblink,
- Datei-Upload.
Links werden in der Leseansicht direkt geöffnet. Hochgeladene Dateien kannst du herunterladen oder – mit Schreibrecht – ersetzen beziehungsweise löschen. Felder sind in aufklappbaren Gruppen organisiert; vertrauliche Gruppen werden entsprechend gekennzeichnet und nur Berechtigten angeboten.
Gespiegelte Systemkontakte sind im CRM schreibgeschützt. Öffne für Änderungen das ursprüngliche Nutzer-, Freelancer- oder Dienstleisterprofil.
Unterkunft und Zimmertypen
Kontakte der Systemart Unterkunft besitzen zusätzlich den Bereich Zimmertypen. Dort können Bezeichnungen wie Einzelzimmer oder Doppelzimmer mit Kosten pro Nacht angelegt, umbenannt, aktualisiert und entfernt werden. Diese Angaben stehen anschließend in der Planung von Künstlerresidenzen zur Auswahl.
Kontakte mit Projekten verbinden
Eine Verknüpfung wird normalerweise im fachlichen Vorgang hergestellt, nicht auf der CRM-Detailseite:
Künstler*in im Projekt
Im Projektbaustein Projektkünstler*in kannst du vorhandene CRM-Künstler*innen suchen und verbinden. Mit passendem Recht lässt sich dort auch direkt ein neuer CRM-Kontakt anlegen und sofort verknüpfen.
Die Karte kann freigegebene Kontaktdetails aufklappen und zum vollständigen CRM-Profil führen. Mehrere Künstler*innen können mit einem Projekt verbunden sein; über Verknüpfung lösen wird nur die Beziehung entfernt, nicht der CRM-Kontakt.
Künstlerresidenz
In einer Künstlerresidenz wählst du eine Künstlerperson sowie eine Unterkunft und deren Zimmertyp. Die Kontaktdaten der Künstlerperson können in den Vorgang übernommen werden. Wenn du dort Werte änderst, entscheidet die angebotene Synchronisierungsoption, ob die Änderung auch auf den CRM-Kontakt angewendet werden soll.
Dokumente und Anfragen
Verträge beziehungsweise Dokumentenanfragen können mit einem CRM-Kontakt verbunden werden. Dadurch stehen dessen freigegebene Daten im Vorgang zur Verfügung und der fachliche Zusammenhang bleibt nachvollziehbar.
Verknüpfte Projekte im CRM
Sobald Projektverknüpfungen bestehen, erscheint im CRM-Kontakt der Reiter Projekte. Er zeigt Projektname, Projektzeitraum und Zeitpunkt der Verknüpfung. Der Projektname führt direkt zum Projekt.
Der Reiter ist eine Übersicht und enthält keine Schaltfläche zum freien Hinzufügen beliebiger Projekte. Füge oder löse die Beziehung im zugehörigen Projektbaustein.
Kontakt löschen
Direkt pflegbare Kontakte können über das Listenmenü gelöscht werden. Die Aktion muss bestätigt werden und ist als nicht rückgängig zu machen gekennzeichnet. Prüfe vorher Projekt-, Residenz- und Dokumentverknüpfungen sowie hochgeladene Dateien.
Verknüpfung lösen oder Kontakt löschen?
Wenn eine Person nur nicht mehr zu einem Projekt gehört, löse die Projektverknüpfung. Lösche den CRM-Kontakt nur, wenn der Datensatz insgesamt nicht mehr geführt werden soll.