CRM-Einstellungen

Unter System → CRM-Einstellungen wird festgelegt, wie das CRM für alle Nutzer*innen aufgebaut ist. Änderungen wirken auf Erfassungsmasken, Kontaktprofile, Tabellen, Filter, Importe und teilweise auf Projektbausteine.

Drei Ebenen verstehen

Ebene	Aufgabe	Beispiel
Kontaktart	Teilt Kontakte fachlich und bildet den Reiter	Künstler*in, Unterkunft, Agentur
Eigenschaftsgruppe	Ordnet Felder in Profilabschnitte und kann vertraulich sein	Kontaktdaten, Bankdaten, Technik
Eigenschaft	Speichert einen konkreten Wert	Telefonnummer, Geburtsdatum, Website

Eine Eigenschaft wird zunächst in einer Gruppe angelegt und anschließend den Kontaktarten zugewiesen, für die sie benötigt wird.

Kontaktarten verwalten

Eine Kontaktart erhält Name, Symbol und Farbe. Diese Angaben erscheinen am Reiter und im Kontaktprofil. Eigene Kontaktarten können bearbeitet und nach Bestätigung gelöscht werden.

Systemkontaktarten sind mit System gekennzeichnet. Sie werden von anderen Artwork-Funktionen benötigt und können nicht wie eine frei angelegte Art entfernt werden. Name, Symbol oder Farbe lassen sich je nach angebotener Aktion anpassen, ohne die fachliche Systemfunktion aufzuheben.

Eigenschaften einer Kontaktart zuweisen

Öffne bei der Kontaktart Eigenschaftszuordnung bearbeiten. Du kannst ganze Gruppen hinzufügen oder entfernen und einzelne Felder aktivieren. Für jedes aktive Feld stehen folgende Optionen bereit:

Option	Wirkung
Pflichtfeld	Muss beim Erstellen beziehungsweise Speichern ausgefüllt sein
In Listenansicht anzeigen	Erzeugt eine zusätzliche Spalte im Reiter dieser Kontaktart
Filterbar	Bietet das Feld im Filterdialog an

Upload-Felder sind nicht filterbar. Bestimmte Systemgruppen und Systemeigenschaften können nicht abgewählt werden, weil andere Funktionen darauf angewiesen sind.

Halte die Liste übersichtlich: Zu viele Listenspalten erschweren das Lesen, und jedes zusätzliche Pflichtfeld erhöht den Aufwand beim Erfassen und Importieren.

Eigenschaftsgruppen

Eine Gruppe erhält Name und Symbol. Aktiviere Vertraulich, wenn die enthaltenen Felder nicht für alle CRM-Nutzer*innen sichtbar sein sollen.

Für vertrauliche Gruppen kannst du einzelne Nutzer*innen oder Teams suchen und je Eintrag getrennt festlegen:

Darf ansehen – die Gruppe und ihre Werte werden sichtbar.
Darf bearbeiten – die Werte können geändert werden.

Eine Bearbeitungsfreigabe sollte in der Praxis mit der notwendigen Lesefreigabe kombiniert werden. Entfernst du den vertraulichen Status, wird die gesonderte Freigabeliste nicht mehr verwendet.

Eigenschaften anlegen

Wähle in der gewünschten Gruppe Eigenschaft hinzufügen. Hinterlege Namen, Typ und optional einen Hilfetext. Verfügbare Typen:

Typ	Geeignet für
Text	Kurze Angaben wie Telefon, Ort oder Aktenzeichen
Langtext	Notizen und längere Beschreibungen
Zahl	Rein numerische Angaben
Datum	Kalendertage
Ja/Nein	Binäre Merkmale
Auswahl	Kontrollierte Liste vorgegebener Werte
Link	Webadressen, die anklickbar dargestellt werden
Upload	Eine Datei direkt am Kontakt

Bei Auswahl legst du die erlaubten Optionen in der gewünschten Schreibweise fest. Diese Werte werden auch beim Import exakt geprüft.

Eigenschaften können innerhalb ihrer Gruppe per Ziehen neu sortiert werden. Die Reihenfolge wirkt auf die Kontaktansicht und Eingabemasken.

Bearbeiten und löschen

Frei angelegte Gruppen und Eigenschaften können bearbeitet oder nach Bestätigung gelöscht werden. Systemelemente sind geschützt. Vor dem Löschen musst du davon ausgehen, dass bereits gespeicherte Werte und Zuordnungen nicht mehr verfügbar sind.

Strukturänderungen zuerst testen

Lege neue Felder zunächst optional an und weise sie nur einer Kontaktart zu. Prüfe Erfassung, Liste, Filter und Import. Mache ein Feld erst danach zum Pflichtfeld und rolle es auf weitere Arten aus.

Empfohlene Konventionen

Kontaktarten im Singular und eindeutig benennen.
Eigenschaften nicht doppelt mit leicht anderer Schreibweise anlegen.
Datenschutzrelevante Werte in eigenen vertraulichen Gruppen bündeln.
Auswahlwerte kurz, stabil und einheitlich schreiben.
Pflichtfelder auf wirklich unverzichtbare Angaben begrenzen.
Systemfelder nicht als frei austauschbare Stammdaten behandeln.