Überblick

Der Bereich Dokumente & Verträge verbindet die zentrale Vertragsablage mit einem internen Anforderungsprozess. Fertige Vertragsdateien werden einem Projekt zugeordnet, mit den wichtigsten Vertragsdaten ergänzt und gezielt für Personen oder Teams freigegeben. Fehlt ein Dokument noch, kann zunächst eine Dokumentenanfrage angelegt und einer zuständigen Person zugewiesen werden.

Die drei Bausteine

Bereich	Wofür er gedacht ist
Verträge	Fertige Dateien projektbezogen ablegen, herunterladen, bearbeiten, filtern und auswerten
Dokumentenanfragen	Intern festhalten, welches Dokument noch benötigt wird, wer es liefert und bis wann
Vertragsbausteine	Wiederverwendbare Vorlagen oder Textbausteine zentral bereitstellen

Eine Dokumentenanfrage ist noch kein Vertrag. Sie sammelt zunächst Auftrag, Zuständigkeit und vorbereitende Angaben. Wird über die Anfrage anschließend eine Datei hochgeladen, legt Artwork daraus einen Vertrag an, verknüpft ihn mit der Anfrage und setzt diese auf Abgeschlossen.

Typischer Ablauf

Eine Dokumentenanfrage erstellen und bei Bedarf einer zuständigen Person sowie einem Projekt zuordnen.

Bekannte Vertragsdaten wie Partner, Vertragsart, Wert, Frist und Hinweise bereits in der Anfrage vorgeben.

Die zuständige Person prüft die Anfrage, ergänzt Angaben und setzt den Bearbeitungsstatus.

Über Dokument hochladen wird die fertige Datei mit Projekt, Zugriffsrechten und optionalen Folgeaufgaben abgelegt.

Artwork schließt die Anfrage ab und stellt das Dokument in der Vertragsübersicht und im zugehörigen Projekt bereit.

Verträge verwalten

Dateien hochladen, Vertragsdaten pflegen, Projekte und CRM-Kontakte verknüpfen sowie Aufgaben anlegen.

Dokumentenanfragen

Anfragen erstellen, zuweisen, bearbeiten, abschließen und den Status nachverfolgen.

Zugriff, Bausteine & Export

Sichtbarkeit steuern, Vertragsbausteine bereitstellen, Listen filtern und Excel-Exporte erstellen.

Wo erscheinen die Dokumente?

Die Seite Verträge ist die persönliche, berechtigungsabhängige Gesamtübersicht. Projektbezogene Verträge können zusätzlich im Dokumenten-/Vertragsbereich des jeweiligen Projekts erscheinen. Der Klick auf den Projektnamen in der Vertragsliste führt direkt zum Projekt.

Welche Verträge du siehst, hängt von ihrer Freigabe ab: sichtbar sind eigene Verträge sowie Dokumente, die dir persönlich oder über eines deiner Teams zugänglich gemacht wurden. Administratoren können alle Verträge einsehen.

Interner Arbeitsablauf

Dokumentenanfragen werden in der aktuellen Oberfläche internen Artwork-Benutzern zugewiesen oder zunächst unzugewiesen angelegt. Sie versenden keinen externen Upload-Link an Vertragspartner. Externe Angaben können jedoch über einen verknüpften CRM-Kontakt übernommen und angezeigt werden.

Keine fachliche Prüfung

Felder wie KSK, Ausländersteuer oder Reverse Charge helfen bei der Ablage und Auswertung. Artwork beurteilt nicht, ob eine rechtliche oder steuerliche Pflicht besteht, und ersetzt keine fachliche Prüfung.