Zugriff, Bausteine & Export

Verträge enthalten häufig sensible Informationen. Artwork trennt deshalb die allgemeine Berechtigung für den Vertragsbereich von der Freigabe eines konkreten Dokuments. Zusätzlich stehen Vertragsbausteine als gemeinsame Arbeitsgrundlage sowie Filter und Excel-Export für die Auswertung zur Verfügung.

Wer sieht einen Vertrag?

Für normale Benutzer ist ein Vertrag sichtbar, wenn mindestens einer der folgenden Fälle zutrifft:

• die Person hat den Vertrag selbst angelegt,
• die Person wurde beim Vertrag ausdrücklich freigegeben,
• eines ihrer Teams wurde beim Vertrag freigegeben.

Administratoren können alle Verträge sehen. Zusätzlich bestimmen Rollen und Berechtigungen, ob jemand Verträge hochladen, bearbeiten oder löschen darf. Deshalb können zwei Personen trotz Mitarbeit im selben Projekt unterschiedliche Verträge in ihrer Übersicht sehen.

Freigaben sinnvoll pflegen

Wähle beim Hochladen oder Bearbeiten die Personen und Teams aus, die den Vertragsinhalt wirklich benötigen. Eine Teamfreigabe eignet sich, wenn eine ganze Organisationseinheit regelmäßig mit dem Dokument arbeitet. Eine persönliche Freigabe ist sinnvoll für einzelne Verantwortliche außerhalb dieses Teams.

In der Vertragsliste werden bis zu drei Freigaben direkt dargestellt. Sind es mehr, öffnet der zusätzliche Zähler die vollständige Liste. So kannst du auch später kontrollieren, wer Zugriff hat.

Vertragsbausteine

Rechts neben der Vertragsübersicht findest du – abhängig von deiner Berechtigung – die Vertragsbausteine. Sie sind nicht an ein einzelnes Projekt oder einen bestimmten Vertrag gebunden. Typische Inhalte sind Musterverträge, Klauselsammlungen, Anlagen oder andere wiederverwendbare Dokumente für die Vertragserstellung.

Über das Upload-Symbol können berechtigte Personen eine oder mehrere Dateien per Dateiauswahl oder Drag-and-drop hochladen und eine gemeinsame Notiz ergänzen. Personen mit Leseberechtigung laden einen Baustein über seinen Namen beziehungsweise das Download-Symbol herunter. Löschen ist nur mit der entsprechenden Verwaltungsberechtigung möglich.

Vertragsliste filtern

Mit Filter grenzt du die sichtbaren Verträge nach folgenden Merkmalen ein:

• KSK-pflichtig
• Ausländersteuer
• Fristdatum von/bis
• eine oder mehrere Rechtsformen
• eine oder mehrere Vertragsarten

Aktive Kriterien erscheinen als Filtermarken über der Tabelle und lassen sich einzeln entfernen. Das Fristintervall schließt Anfangs- und Enddatum ein. Deine Filterauswahl wird benutzerbezogen gespeichert und steht beim nächsten Öffnen der Vertragsseite wieder zur Verfügung.

Ein Filter verändert keine Vertragsdaten und keine Zugriffsrechte. Er reduziert nur die aktuell angezeigte Liste innerhalb der Verträge, die du grundsätzlich sehen darfst.

Excel-Export

Über Export erstellst du eine Excel-Datei der Vertragsdaten. Im Exportdialog kannst du dieselben Kriterien wie in der Listenansicht verwenden. Bereits aktive Listenfilter werden als Ausgangspunkt übernommen; du kannst sie vor dem Export noch anpassen.

Damit eignet sich der Export zum Beispiel für Fristenlisten oder interne Auswertungen nach Vertragsart, Rechtsform, KSK und Ausländersteuer. Exportiert werden nur Verträge, auf die du Zugriff hast.

Zentrale Vertragsarten und Rechtsformen

Die Auswahllisten für Vertragsart und Rechtsform werden administrativ in den Projekteinstellungen gepflegt. Dort können berechtigte Personen Bezeichnungen und Farben anlegen oder bearbeiten. Einträge sollten möglichst nicht doppelt oder nur leicht unterschiedlich angelegt werden, da sie sonst Filter und Auswertungen unnötig aufteilen.

Gelöschte Vertragsarten und Rechtsformen können im Papierkorb der Projekteinstellungen erscheinen. Das Wiederherstellen und endgültige Löschen wird im Kapitel zum Papierkorb erläutert.