Verträge verwalten
Verträge hochladen, zuordnen, ergänzen und im Arbeitsalltag wiederfinden
Unter Dokumente → Verträge findest du alle Verträge, die du aufgrund ihrer Freigabe sehen darfst. Die Tabelle nennt Vertragspartner, Projekt, freigegebene Personen beziehungsweise Teams und den Dateinamen. Über den Dateinamen lädst du das Dokument herunter; der Projektname führt zum zugehörigen Projekt.
Einen Vertrag hochladen
Wähle Neuer Vertrag und hinterlege die Vertragsdatei zusammen mit dem zugehörigen Projekt und Vertragspartner. Die Projektzuordnung sorgt dafür, dass das Dokument nicht nur in der Gesamtübersicht, sondern auch im richtigen Projektzusammenhang auffindbar ist.
Folgende Angaben können den Vertrag beschreiben:
| Angabe | Nutzen im Arbeitsalltag |
|---|---|
| Projekt | Ordnet den Vertrag fachlich und in der Projektansicht zu |
| Vertragspartner | Zeigt sofort, mit wem der Vertrag geschlossen wurde |
| CRM-Kontakt | Verknüpft den Partner mit seinem zentral gepflegten Kontaktprofil |
| Rechtsform und Vertragsart | Unterstützen eine einheitliche Einordnung und spätere Filterung |
| Vertragswert und Währung | Hält die vereinbarte finanzielle Größenordnung fest |
| KSK-Angaben | Kennzeichnet KSK-Pflicht, Betrag oder Begründung |
| Ausländersteuer | Dokumentiert Kennzeichnung, Betrag, Ort, Land oder Begründung |
| Reverse-Charge-Betrag | Hält einen entsprechenden Betrag gesondert fest |
| Fristdatum | Macht eine vertragsbezogene Frist filter- und nachvollziehbar |
| Vertragsstatus und Statuskommentar | Beschreibt den individuellen fachlichen Stand des Vertrags |
| Kommentar/Notiz | Nimmt zusätzliche interne Hinweise auf |
Nicht jedes Feld muss für jeden Vertrag gefüllt werden. Vereinbart im Team, welche Angaben für eure Auswertung und Ablage verbindlich sind. Die zentral gepflegten Vertragsarten und Rechtsformen sorgen dabei für konsistente Werte.
Projekt und Frist
Du kannst ein Projekt über die Suche oder aus den zuletzt verwendeten Projekten auswählen. Ist im Projekt eine Budgetfrist hinterlegt, kann Artwork diese als Fristdatum vorschlagen. Prüfe das Datum vor dem Speichern: Die relevante Vertragsfrist kann von der Projektfrist abweichen.
CRM-Kontakt als Vertragspartner
Statt den Namen nur als freien Text einzutragen, kannst du einen bestehenden CRM-Kontakt verknüpfen. Artwork übernimmt dessen Anzeigenamen als Vertragspartner. Über die ausklappbaren CRM-Details siehst du die für dich freigegebenen Kontaktangaben; mit Im CRM anzeigen öffnest du das vollständige Kontaktprofil, sofern du darauf zugreifen darfst.
Die Verknüpfung verhindert nicht, dass der Name des Vertragspartners im Vertrag separat dokumentiert wird. So bleibt die Vertragsangabe auch verständlich, wenn sich das CRM-Profil später ändert.
Zugriffe festlegen
Beim Hochladen wählst du einzelne Personen und/oder Teams aus, die den Vertrag sehen und herunterladen dürfen. Nimm nur diejenigen auf, die das Dokument für ihre Arbeit benötigen. Die gewählten Freigaben werden in der Vertragsliste mit Profilbildern und Teamsymbolen angezeigt.
Die Person, die den Vertrag anlegt, kann ihn ebenfalls sehen. Für andere Personen entsteht Sichtbarkeit nicht allein dadurch, dass sie am Projekt mitarbeiten; entscheidend ist die Vertragsfreigabe oder eine übergeordnete administrative Berechtigung.
Folgeaufgaben beim Upload
Zusammen mit dem Vertrag lassen sich eine oder mehrere Aufgaben anlegen. Zu jeder Aufgabe kannst du einen Namen, einen Termin mit Uhrzeit, zuständige Personen und einen Kommentar hinterlegen. Das eignet sich beispielsweise für eine Unterschrift, eine steuerliche Prüfung oder eine Erinnerung an eine Vertragsfrist.
Aufgabe und Dokumentzugriff abstimmen
Zugewiesene Personen müssen auch Zugriff auf den Vertrag erhalten. Füge sie deshalb zusätzlich bei den Dokumentfreigaben hinzu, damit sie die zur Aufgabe gehörende Datei öffnen können.
Vertrag bearbeiten oder löschen
Über das Aktionsmenü einer Tabellenzeile kannst du Vertragsdaten und Freigaben nachträglich bearbeiten. Änderungen am Projektbezug werden auch im Projektbereich sichtbar. Möchtest du einen Vertrag entfernen, verlangt Artwork vor dem Löschen eine Bestätigung.
Beachte beim Löschen, dass Kolleginnen und Kollegen anschließend weder über die Vertragsübersicht noch über den Projektbezug auf die Datei zugreifen können. Prüfe vorher insbesondere verknüpfte Aufgaben und abgeschlossene Dokumentenanfragen.
Zwei verschiedene Statusangaben
Der frei beschreibbare Vertragsstatus gehört zu den Vertragsinformationen. Der Status einer Dokumentenanfrage verwendet dagegen die festen Stufen Offen, In Bearbeitung und Abgeschlossen. Beide Angaben erfüllen unterschiedliche Zwecke.