Dokumentenanfragen

Mit Dokumentenanfragen koordinierst du innerhalb von Artwork, dass ein fehlender Vertrag oder ein anderes Vertragsdokument erstellt und hochgeladen wird. Die Anfrage hält Auftraggeber, zuständige Person, Projekt, Frist und alle bereits bekannten Vertragsinformationen zusammen.

Die vier Ansichten

Register	Inhalt
Mir zugewiesen	Offene oder laufende Anfragen, für die du zuständig bist
Von mir erstellt	Offene oder laufende Anfragen, die du beauftragt hast
Nicht zugewiesen	Anfragen ohne zuständige Person; je nach Berechtigung sichtbar
Abgeschlossene Anfragen	Fertig bearbeitete Anfragen aus deinen erstellten oder zugewiesenen Vorgängen

Die Zähler an den Registern zeigen, wie viele Anfragen in der jeweiligen Ansicht liegen. In den laufenden Ansichten siehst du unter anderem Projekt, Status und Frist. Bei abgeschlossenen Vorgängen wird das verknüpfte Dokument direkt zum Download angeboten.

Eine Anfrage erstellen

Wähle Dokumentenanfrage erstellen. Du kannst sofort eine interne Person beauftragen oder die Anfrage zunächst ohne Zuweisung anlegen. Optional wählst du ein Projekt über die Suche oder aus deinen zuletzt verwendeten Projekten.

Alle weiteren Vertragsangaben sind vorbereitende Informationen. Dazu gehören:

Vertragspartner oder ein verknüpfter CRM-Kontakt
Vertragswert, Rechtsform und Vertragsart
KSK-Angaben, Ausländersteuer und Reverse-Charge-Betrag
Fristdatum
Kommentar oder Arbeitsanweisung
ein frei formulierter Vertragsstatus mit zusätzlichem Statuskommentar

Je mehr davon bereits bekannt ist, desto weniger Rückfragen entstehen beim späteren Upload. Trotzdem kann eine Anfrage auch mit wenigen Angaben angelegt und anschließend ergänzt werden.

Wenn du einen CRM-Kontakt auswählst, übernimmt Artwork dessen Anzeigenamen als Vertragspartner. Ausklappbare Details zeigen nur die CRM-Eigenschaften, für die du eine Freigabe besitzt. Wird ein Projekt gewählt und dort eine Budgetfrist geführt, kann sie als Frist vorgeschlagen werden.

Zuweisung und Benachrichtigung

Bei einer direkten Zuweisung erhält die ausgewählte Person eine Artwork-Benachrichtigung mit einem Link zu den Dokumentenanfragen. Ohne Zuweisung landet der Vorgang im Register Nicht zugewiesen und kann später durch eine berechtigte Person übernommen beziehungsweise zugewiesen werden.

Keine externe Anfrage

Die Personensuche wählt ein internes Artwork-Benutzerkonto aus. Die Funktion verschickt derzeit keinen Upload-Link an externe Vertragspartner. Verwende die CRM-Verknüpfung, um externe Kontaktdaten am Vorgang bereitzuhalten.

Anfrage bearbeiten und Status pflegen

Über Bearbeiten lassen sich zuständige Person, vorbereitende Vertragsdaten und der Bearbeitungsstatus aktualisieren. Die Projektzuordnung wird beim Erstellen festgelegt und in der Übersicht sowie in den Details angezeigt.

Die festen Statusstufen bedeuten:

Status	Empfohlene Verwendung
Offen	Die Anfrage wurde erfasst, die Bearbeitung hat aber noch nicht begonnen
In Bearbeitung	Die zuständige Person arbeitet am Dokument oder klärt fehlende Angaben
Abgeschlossen	Das Dokument liegt vor; beim Upload über die Anfrage setzt Artwork diesen Status automatisch

Der frei formulierbare Vertragsstatus in den Metadaten ist davon getrennt. Er kann beispielsweise einen fachlichen Stand wie „Entwurf geprüft“ abbilden, während In Bearbeitung den Ablauf der Anfrage beschreibt.

Über Details anzeigen erhältst du eine Zusammenfassung einschließlich Auftraggeber, zugewiesener Person, Projekt, CRM-Kontakt, Frist, Steuerangaben, Kommentaren und – nach Abschluss – der verknüpften Datei.

Dokument hochladen und Anfrage abschließen

In Mir zugewiesen und Nicht zugewiesen steht die Aktion Dokument hochladen bereit. Sie öffnet den normalen Vertragsupload und übernimmt die Angaben aus der Anfrage, etwa Projekt, Vertragspartner, Vertragsart, Rechtsform, Beträge, Frist, Kommentare und CRM-Kontakt. Prüfe und ergänze diese Angaben, lege die Zugriffsrechte fest und wähle die fertige Datei aus.

Nach erfolgreichem Upload geschieht Folgendes:

Die Datei wird als Vertrag gespeichert.
Vertrag und Anfrage werden miteinander verknüpft.
Die Anfrage wechselt automatisch auf Abgeschlossen.
Die anfragende Person wird benachrichtigt, sofern die Anfrage einer Person zugewiesen war.
Bei einem zugeordneten Projekt wird der Dokumentenbereich des Projekts aktualisiert.

Die Datei ist danach im Register Abgeschlossene Anfragen, in der Vertragsübersicht und im zugehörigen Projekt erreichbar – jeweils abhängig von den eingerichteten Zugriffsrechten.

Anfragen löschen

Eigene oder unzugewiesene Anfragen können mit der passenden Berechtigung über das Aktionsmenü gelöscht werden. Artwork fragt zuvor nach einer Bestätigung. Lösche eine Anfrage nur, wenn der Auftrag tatsächlich entfallen ist. Für eine weiterhin benötigte, aber noch nicht begonnene Anfrage ist der Status Offen die bessere Wahl.