Überblick
Kontakte nach eigenen Arten, Feldern und Zugriffsregeln verwalten
Das CRM ist das zentrale Kontaktverzeichnis für externe Personen, Organisationen und weitere fachliche Adressen. Je nach Einrichtung können dazu zum Beispiel Künstler*innen, Unterkünfte, Hersteller, Agenturen, Partnerorganisationen oder frei definierte Kontaktarten gehören.
Kontakte lassen sich nicht nur nach Name suchen. Jede Kontaktart kann eigene Felder, Pflichtangaben, Listenspalten und Filter besitzen. Vertrauliche Feldgruppen können gezielt für einzelne Nutzer*innen oder ganze Teams freigegeben werden.
Kontaktarten als Reiter
Jede Kontaktart erscheint als eigener Reiter mit Name, Symbol und Farbe. Die aktive Kontaktart bestimmt:
- welche Kontakte in der Tabelle stehen,
- welche Felder bei einem neuen Kontakt erforderlich sind,
- welche zusätzlichen Spalten angezeigt werden,
- welche Filter verfügbar sind,
- ob ein Kontakt direkt im CRM angelegt und bearbeitet werden darf.
Einige Systemarten spiegeln Daten aus anderen Bereichen:
| Systemart | Führender Bereich |
|---|---|
| Nutzer*innen | Benutzerverwaltung |
| Freelancer | Freelancer-Verwaltung |
| Dienstleister | Dienstleister-Verwaltung |
Diese Reiter sind im CRM lesend. Neue Einträge und Änderungen nimmst du in der Benutzerverwaltung vor. Dadurch gibt es nicht zwei unabhängige Datensätze für dieselbe Person oder Firma.
Typischer Ablauf
Kontakte & Projekte
Suchen, filtern, Kontakte anlegen und bearbeiten sowie Künstler*innen, Unterkünfte und Projekte verknüpfen.
Kontakte importieren
CSV- und Excel-Dateien hochladen, Kontaktarten und Spalten zuordnen und übersprungene Zeilen prüfen.
CRM-Einstellungen
Kontaktarten, Feldgruppen, Vertraulichkeit, Eigenschaften, Pflichtfelder, Spalten und Filter konfigurieren.
Berechtigungen
Das Recht CRM ansehen erlaubt grundsätzlich den Zugang zum CRM. Die erweiterte CRM-Verwaltung wird für Strukturänderungen und Import benötigt. Zusätzlich können vertrauliche Feldgruppen eigene Lese- und Schreibfreigaben für Personen oder Teams besitzen.
Deshalb können zwei Nutzer*innen denselben Kontakt öffnen und trotzdem unterschiedliche Feldgruppen sehen oder bearbeiten. In Projektkarten werden vertrauliche Gruppen nicht einfach als allgemeine Kontaktinformation ausgegeben.
CRM strukturiert Kontakte, nicht Kommunikation
Das CRM hält Stammdaten, Dateien und Verknüpfungen. Es ist kein vollständiges E-Mail-Postfach und führt nicht automatisch Telefonate oder Gesprächsnotizen, sofern dafür keine eigenen Eigenschaften eingerichtet wurden.