Kontakte importieren

Mit CRM-Verwaltungsrecht kannst du Kontakte aus CSV, XLSX oder XLS importieren. Die Datei darf höchstens 10 MB groß sein. Der Import legt neue CRM-Kontakte an; er ist kein allgemeiner Abgleich vorhandener Datensätze.

Vorher Duplikate prüfen

Der Import erkennt nicht automatisch, ob ein gleichnamiger Kontakt bereits existiert. Bereinige die Quelldatei und suche Stichproben im CRM, damit nicht versehentlich doppelte Kontakte entstehen.

Datei vorbereiten

Verwende die erste Zeile für eindeutige Spaltenüberschriften.
Lege pro Kontakt eine Datenzeile an.
Sorge für einen Anzeigenamen oder für getrennte Vor-/Nachnamensspalten, die auf entsprechend benannte CRM-Eigenschaften abgebildet werden können.
Nutze bei Auswahleigenschaften exakt die in Artwork hinterlegten Werte.
Formatiere Zahlen und Datumswerte konsistent.
Dateien für Upload-Eigenschaften können nicht über diesen Tabellenimport übernommen werden.

Vollständig leere Zeilen werden ignoriert.

Eine Kontaktart für die gesamte Datei

Deaktiviere Unterschiedliche Kontaktarten über Spalte in Excel bestimmen, wähle eine Kontaktart und lade die Datei hoch. Danach ordnest du jede relevante Dateispalte entweder dem Anzeigenamen, einer Eigenschaft oder Überspringen zu.

Artwork versucht passende Überschriften automatisch zuzuordnen. Kontrolliere die Vorschau trotzdem. Jede CRM-Eigenschaft und der Anzeigename können nur einmal belegt werden.

Mehrere Kontaktarten aus einer Datei

Aktiviere die Typ-Spalte, wenn eine Spalte der Datei zum Beispiel Werte wie „Künstler*in“, „Agentur“ und „Unterkunft“ enthält.

Datei hochladen.

Die Spalte auswählen, aus der die Kontaktart gelesen werden soll.

Jeden vorkommenden Wert einer CRM-Kontaktart zuweisen oder die entsprechenden Zeilen bewusst überspringen.

Für jede verwendete Kontaktart die Spalten separat dem Namen und ihren Eigenschaften zuordnen.

Vorschau und Pflichtangaben prüfen und den Import starten.

Die Typ-Spalte selbst wird nicht zusätzlich als Eigenschaft importiert. Für unbekannte oder bewusst nicht zugeordnete Typwerte werden die betroffenen Zeilen übersprungen.

Pflichtfelder und Anzeigename

Der Import benötigt für jede verwendete Kontaktart einen Anzeigenamen. Dieser kann aus einer direkt zugeordneten Namensspalte oder – bei entsprechend benannten Eigenschaften – aus Vorname und Nachname gebildet werden.

Pflichtfelder werden in der Zuordnung gekennzeichnet. Ordne sie möglichst vollständig zu und prüfe, dass die Quelldaten tatsächlich Werte enthalten.

Unterstützte Werte

CRM-Feld	Erwarteter Inhalt beim Import
Text, Langtext, Link	Text aus der Zelle
Zahl	Ein gültiger numerischer Wert
Datum	Ein eindeutig lesbares Datum
Ja/Nein	`1`, `true`, `yes`, `ja` oder `x` gelten als Ja; andere Werte als Nein
Auswahl	Exakte Übereinstimmung mit einer vorbereiteten Auswahloption
Upload	Nicht importierbar; Datei später am Kontakt hochladen

Ergebnis kontrollieren

Nach dem Import zeigt Artwork:

die Anzahl erstellter Kontakte,
die Anzahl übersprungener Zeilen,
für jede übersprungene Zeile die Zeilennummer und den Grund.

Typische Gründe sind ein leerer Name, ein nicht zugeordneter Typwert, ein ungültiges Datum, eine nicht numerische Zahl oder ein Auswahlwert, der nicht in der Konfiguration existiert. Korrigiere nur die fehlerhaften Zeilen in einer neuen Datei und importiere sie erneut; andernfalls würdest du bereits erfolgreich importierte Kontakte verdoppeln.

Import abbrechen

Mit Abbrechen beendest du den laufenden Zuordnungsvorgang. Die temporär hochgeladene Importdatei wird verworfen. Wenn die Importsitzung abgelaufen ist, starte mit der Datei erneut auf der ersten Stufe.