Checklisten & Aufgaben
Listen anlegen, Aufgaben zuweisen, Fristen pflegen und Fortschritt dokumentieren
Checklisten ordnen zusammengehörige Aufgaben. Sie können direkt unter To-dos oder in einem Checklisten-Baustein eines Projekts angelegt werden.
Eine Checkliste anlegen
Eine aus einer Vorlage erzeugte Liste übernimmt deren Namen, Aufgaben, Reihenfolge, Zuweisungen und berechnete Fristen. Sie ist anschließend eine eigenständige Checkliste und kann ohne Änderung der Vorlage angepasst werden.
Privat oder geteilt?
Eine private Checkliste ist nur für dich sichtbar. Sie eignet sich für persönliche Vorbereitung und Entwürfe. Soll ein Team gemeinsam arbeiten, mache die Liste geteilt und weise Personen zu.
Privat ist keine Projektfreigabe
Auch wenn eine private Liste einem Projekt zugeordnet ist, wird sie nicht automatisch für das Projektteam sichtbar. Ändere die Liste bewusst auf geteilt, wenn andere sie verwenden sollen.
Personen der ganzen Checkliste zuweisen
Über Nutzer*innen zuweisen legst du fest, wer die gesamte Checkliste in der persönlichen To-do-Übersicht sieht. Zugewiesene Personen sehen alle Aufgaben der Liste. Für projektbezogene Listen bietet die Suche vorrangig passende Teammitglieder an.
Alternativ können Personen nur einer einzelnen Aufgabe zugeordnet werden. Dann erscheint die Liste bei ihnen, aber ihre persönliche Sicht konzentriert sich auf die relevanten Aufgaben.
Eine Aufgabe anlegen
Eine Aufgabe enthält:
- einen verpflichtenden Namen,
- optional eine Frist,
- eine Beschreibung beziehungsweise einen Kommentar,
- bei geteilten Listen eine oder mehrere zuständige Personen.
Der Name sollte das erwartete Ergebnis ausdrücken, etwa „Technischen Rider freigeben" statt „Rider". Hintergrund und Übergabehinweise gehören in den Kommentar.
Fristen und überfällige Aufgaben
Offene Aufgaben zeigen ihre Frist; überschrittene Termine werden farblich hervorgehoben. Aufgaben ohne Frist bleiben möglich, sollten aber nur für tatsächlich zeitunabhängige Punkte verwendet werden. Benachrichtigungen über Zuweisung und Frist hängen von den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen ab.
Aufgaben erledigen
Das Kontrollfeld markiert eine Aufgabe als erledigt. Artwork zeigt bei erledigten Aufgaben, wer sie abgeschlossen hat und wann. Ein versehentliches Abhaken kann zurückgenommen werden. Im Listenmenü lassen sich außerdem alle Aufgaben gemeinsam als erledigt oder wieder offen markieren.
Erledigte Aufgaben werden je nach persönlichem Filter ausgeblendet oder am Ende der Liste angezeigt.
Bearbeiten, löschen und verschieben
Mit den nötigen Rechten kannst du Name, Kommentar, Frist und Zuständige einer Aufgabe ändern oder die Aufgabe löschen. Aufgaben lassen sich per Drag & Drop in eine andere Checkliste verschieben. Prüfe danach, ob Projektbezug, Sichtbarkeit und Zuständigkeit am neuen Ort weiterhin passen.
Eine Checkliste kann:
- umbenannt und zwischen privat/geteilt umgestellt,
- dupliziert,
- als Vorlage gespeichert,
- vollständig erledigt oder wieder geöffnet,
- gelöscht werden.
Das Löschen einer Liste entfernt auch ihre Aufgaben und sollte nicht als Archivierung verwendet werden.
Checklisten im Projekt
Ein Projekt kann mehrere Checklisten-Bausteine in verschiedenen Tabs haben. Eine außerhalb des Projekts angelegte Liste muss deshalb neben dem Projekt auch dem richtigen Tab zugeordnet werden. Der Projektlink in der persönlichen Übersicht führt direkt zum verbundenen Checklistenbereich.
Übergabe-Check
- Hat jede Aufgabe ein klar erkennbares Ergebnis?
- Sind Zuständige statt nur Beobachtende eingetragen?
- Sind Fristen realistisch und vollständig?
- Gehört die Liste zum richtigen Projekt und Tab?
- Ist privat/geteilt korrekt gewählt?
- Sind erledigte Aufgaben dokumentiert statt gelöscht?