Checklisten-Vorlagen

Wiederkehrende Aufgabenfolgen mit Zuständigen und relativen Fristen vorbereiten

Administrator*innen verwalten Vorlagen unter System → To-do-Listen. Vorlagen eignen sich für Abläufe, die in vielen Projekten ähnlich wiederkehren, etwa Produktionsstart, Gastspielvorbereitung oder Projektabschluss.

Inhalt einer Vorlage

Eine Vorlage enthält:

einen Namen,
eine sortierte Liste von Aufgaben,
Beschreibung je Aufgabe,
optional eine relative Frist in Tagen nach Erstellung der Checkliste,
Nutzer*innen, denen die Aufgaben beim Verwenden automatisch zugeordnet werden.

Relative Fristen

Statt eines festen Kalenderdatums wird in der Vorlage die Zahl der Tage nach Erstellung hinterlegt. Wird eine Checkliste am 1. März erstellt und die Vorlagenaufgabe hat 7 Tage, erhält sie den 8. März als Frist. Ein leeres Feld erzeugt keine Frist.

Relative Fristen eignen sich für Abläufe ab Start der Liste. Wenn die Frist eigentlich vom Veranstaltungstag oder einer Förderfrist abhängt, muss sie in der erzeugten Checkliste geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Eine Vorlage anlegen

Unter System → To-do-Listen auf Neue Vorlage gehen.

Eindeutigen Namen wählen, der den Einsatzfall beschreibt.

Optional Standard-Nutzer*innen zuweisen.

Aufgaben mit Name, Kommentar und Tagen nach Erstellung ergänzen.

Aufgaben per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen.

Vorlage erstellen und testweise eine Checkliste daraus erzeugen.

Automatische Teamzuweisung prüfen

Vorlagen-Nutzer*innen werden den Aufgaben automatisch zugewiesen. Sind sie noch nicht im ausgewählten Projekt, können sie dadurch zum Projekt hinzukommen. Verwende nur dauerhaft zuständige Personen als Standard.

Aus einer vorhandenen Liste eine Vorlage machen

Im Menü einer Checkliste steht Als Vorlage speichern. Das ist sinnvoll, wenn ein realer Ablauf bereits gut erprobt wurde. Entferne vorher projektspezifische Formulierungen und prüfe Fristen sowie Zuweisungen, damit die neue Vorlage allgemein wiederverwendbar ist.

Vorlage verwenden

Beim Erstellen einer Checkliste wählst du die Vorlage aus. Die erzeugte Liste kann anschließend umbenannt, ergänzt, gekürzt und neu zugewiesen werden, ohne die zentrale Vorlage zu verändern.

Vorlagenpflege

Vorlagennamen nach Prozess, nicht nach einem Einzelprojekt benennen.
Aufgaben als konkrete Ergebnisse formulieren.
Standard-Zuweisungen regelmäßig auf Vertretung und Rollenwechsel prüfen.
Relative Fristen in einer Testliste kontrollieren.
Veraltete Vorlagen erst löschen, wenn keine weitere Verwendung geplant ist.
Änderungen an der Vorlage wirken nur auf künftig erzeugte Checklisten.