Anlegen & verwalten
Quellen und Gruppen erstellen, finden, ordnen und pflegen
Eine Finanzierungsquelle anlegen
Öffne Finanzierungsquellen und wähle Neu. Im Dialog kannst du zwischen einer einzelnen Quelle und einer Finanzierungsgruppe wechseln.
Für eine einzelne Quelle stehen folgende Angaben zur Verfügung:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Titel* | Eindeutiger Name, unter dem die Quelle in Listen und Projektbudgets gefunden wird |
| Summe* | Bewilligtes oder intern vorgesehenes Ausgangsvolumen |
| Quelle | Name des Fördergebers, Programms oder der internen Herkunft des Geldes |
| Laufzeit Start/Ende | Organisatorischer Gesamtzeitraum der Quelle |
| Förderzeitraum Start/Ende | Zeitraum, in dem Mittel förderfähig eingesetzt werden sollen |
| Wer ist verantwortlich? | Personen, die fachlich für die Quelle zuständig sind |
| Gehört zu Finanzierungsgruppe | Optionales Einsortieren unter eine vorhandene Gruppe |
| Kommentar / Notiz | Freitext für Förderzweck, Aktenzeichen, Bedingungen oder interne Hinweise |
Titel und Summe sind Pflichtfelder. Zeiträume sind optional, werden aber für Filter, Erinnerungen und die schnelle Einordnung in der Detailansicht benötigt. Laufzeit und Förderzeitraum können voneinander abweichen: Nutze die Laufzeit für den gesamten administrativen Vorgang und den Förderzeitraum für die förderfähige Verwendung.
Beim Anlegen kannst du außerdem mehrere Erinnerungen konfigurieren. Die genauen Varianten sind unter Erinnerungen beschrieben.
Eine Finanzierungsgruppe anlegen
Wechsle im Neu-Dialog zum Reiter für Gruppen. Eine Gruppe benötigt einen Titel. Zusätzlich kannst du Verantwortliche, eine Notiz und bereits vorhandene Finanzierungsquellen auswählen.
Eine Quelle kann auch später über Bearbeiten einer Gruppe zugeordnet oder aus ihr entfernt werden. Verwende Gruppen für fachlich zusammengehörige Töpfe. Für rein thematische Kennzeichnungen, die sich überschneiden dürfen, sind Kategorien flexibler.
Die Übersicht gezielt eingrenzen
Die Suche berücksichtigt den Titel der Quelle oder Gruppe. Daneben kannst du den Typ auf alle Quellen & Gruppen, nur Finanzierungsquellen oder nur Finanzierungsgruppen beschränken.
Über den Filter stehen weitere Kriterien bereit:
- eine oder mehrere Kategorien,
- nur Quellen mit offenen Aufgaben,
- ein ausgewählter Zeitraum.
Bei mehreren Kategorien muss eine Quelle alle gewählten Kategorien besitzen. Der Zeitraumfilter zeigt Quellen, deren Laufzeit den gewählten Zeitraum überschneidet. Einträge ohne eingetragene Laufzeit bleiben dabei sichtbar. Aktive Filter erscheinen oberhalb der Liste als Tags und können dort einzeln entfernt werden.
Sortieren und anheften
Du kannst alphabetisch, nach Beginn oder Ende des Förderzeitraums sowie nach Erstellungsdatum sortieren. Wählst du dasselbe Kriterium erneut, wechselt die Richtung.
Mit Anheften bleibt eine für dich wichtige Quelle oben in deiner Liste. Das Anheften ist persönlich: Andere Nutzer*innen erhalten dadurch keine geänderte Reihenfolge. Über Anheftung aufheben entfernst du sie wieder.
Informationen in der Liste
Jeder Eintrag zeigt – soweit gepflegt – Titel, Gruppenzugehörigkeit, Betragsstand, Zeitraum, Beschreibung, letzte Änderung und Kategorien. Das Gruppensymbol unterscheidet Gruppen von einzelnen Quellen. Ein Pin markiert deine angehefteten Einträge.
Ein Klick auf den Titel öffnet die Detailansicht. Dort findest du Kennzahlen, verknüpfte Positionen und den seitlichen Arbeitsbereich mit Freigaben, Projekten, Dokumenten und Aufgaben.
Bearbeiten, duplizieren und löschen
- Bearbeiten öffnet die Stammdaten. Bei einer Quelle kannst du Betrag, Herkunft, Zeiträume, Gruppe, Verantwortliche und Notiz anpassen; bei einer Gruppe auch die enthaltenen Quellen.
- Duplizieren legt eine Kopie als Ausgangspunkt an. Prüfe danach besonders Titel, Betrag, Zeiträume, Freigaben, Projekte und Erinnerungen, bevor du mit der Kopie arbeitest.
- Löschen verlangt eine Bestätigung. Prüfe vorher, ob die Quelle noch in Projektbudgets verwendet wird und ob Dokumente oder Aufgaben erhalten werden müssen.
Über Historie ansehen lässt sich nachvollziehen, wann und durch wen Daten geändert wurden. Die Historie ist besonders hilfreich, wenn sich Betrag, Zeitraum oder Zuständigkeit unerwartet verändert hat.
Betrag nicht als Korrekturbuchung verwenden
Wenn eine Budgetposition fehlt oder falsch zugeordnet ist, korrigiere sie im Projektbudget. Ändere den Ausgangsbetrag nur, wenn sich das bewilligte oder vorgesehene Volumen der Quelle tatsächlich geändert hat.