Projekte & Budgets
Projekte freigeben, Positionen zuordnen und die Auswertung verstehen
Die Finanzierungsquelle und das Projektbudget greifen in zwei Schritten ineinander: Zuerst wird das Projekt an der Quelle freigegeben. Danach können passende Budgetpositionen im Projekt mit dieser Quelle verbunden werden.
Projekte für eine Quelle freigeben
Öffne die Quelle und den seitlichen Bereich Finanzierte Projekte. Über das Bearbeiten-Symbol kannst du Projekte suchen oder aus zuletzt verwendeten Projekten auswählen. Entferne ein Projekt aus der Auswahl, wenn es künftig nicht mehr mit dieser Quelle verknüpft werden soll, und speichere die Liste.
Die Projektfreigabe allein verändert noch keinen Betrag. Sie legt fest, welche Projekte diese Finanzierungsquelle später im Budget auswählen dürfen. So wird verhindert, dass der Geldtopf versehentlich in fachfremden Projekten verwendet wird.
Budgetpositionen zuordnen
Wechsle anschließend in das Budget des freigegebenen Projekts. Ordne dort die relevanten Kosten- oder Einnahmepositionen der Finanzierungsquelle zu. Welche Budgetansicht und Spalte du verwendest, hängt von der Budgetstruktur eurer Organisation ab.
Weitere Grundlagen zur Budgetarbeit findest du unter Projektbudget.
Die Kennzahlen richtig lesen
Die Detailansicht zeigt das ursprüngliche Volumen und den daraus berechneten Wert noch verfügbar. Zusätzlich visualisiert ein Balken den verbrauchten Anteil.
- Eine Position vom Typ Ausgabe belastet die Quelle und verringert den verfügbaren Betrag.
- Eine Position vom Typ Einnahme wird positiv berücksichtigt.
- Ein negativer oder aufgebrauchter Restbetrag wird hervorgehoben.
- Bei einer Finanzierungsgruppe werden die Positionen der enthaltenen Quellen zusammengeführt.
Unter Summen je Projekt siehst du den Saldo für jedes verknüpfte Projekt. Die Balken setzen die Projektsumme ins Verhältnis zum Ausgangsvolumen. Über den Projektfilter kannst du die Positionsliste auf ein einzelnes Projekt begrenzen.
Verknüpfte Positionen prüfen
Jede Position zeigt:
- ob es sich um eine Ausgabe oder Einnahme handelt,
- den Betrag und das Erfassungsdatum,
- das zugehörige Projekt,
- Haupt- und Unterposition,
- die verwendete Budgetspalte, soweit vorhanden.
Der Projektname führt direkt zum Budgettab des Projekts. Das ist der beste Weg, um eine falsche Zuordnung oder einen falschen Wert an der ursprünglichen Position zu korrigieren.
Warum stimmt der Restbetrag nicht mit meiner Erwartung überein?
Prüfe in dieser Reihenfolge:
- Ist das erwartete Projekt unter Finanzierte Projekte verknüpft?
- Ist die konkrete Budgetposition der richtigen Quelle zugeordnet?
- Ist die Position als Ausgabe oder Einnahme angelegt?
- Steht der korrekte Wert in der berücksichtigten Budgetspalte?
- Betrachtet der Projektfilter gerade nur ein einzelnes Projekt?
- Arbeitest du mit einer Gruppe und erwartest versehentlich nur die Werte einer Unterquelle?
Eine Projektverknüpfung ohne zugewiesene Positionen erzeugt keine Belastung. Umgekehrt sollte eine Quelle erst aus einem Projekt entfernt werden, wenn die vorhandenen Zuordnungen fachlich geklärt sind.
Korrekturen an der Quelle oder im Projekt?
Stammdaten wie Fördervolumen und Zeitraum änderst du an der Quelle. Kosten, Einnahmen, Budgetspalten und die Zuordnung zur Quelle korrigierst du an der jeweiligen Budgetposition im Projekt.