Projektbudget

Jedes Projekt hat eine Budgettabelle (Standard-Tab Budget). Sichtbar ist sie nur für Personen mit Budgetzugriff im Projekt sowie für Nutzer*innen mit globalem Budgetzugriff.

Aufbau der Tabelle

Die Tabelle gliedert sich hierarchisch:

• Hauptpositionen (z. B. Einnahmen, Ausgaben Künstlerisch) enthalten
• Unterpositionen (z. B. Gagen, Technik), die wiederum
• Zeilen mit den eigentlichen Beträgen enthalten.

Die Spalten sind konfigurierbar: Neben den Stammspalten (KTO, KST, Beschreibung) lassen sich weitere Spalten anlegen, umbenennen, einfärben und per Formel aus anderen Spalten berechnen. Zellen unterstützen Kommentare und Berechnungen; Summen laufen je Unterposition, Hauptposition und gesamt.

Positionen, Unterpositionen, Zeilen und Spalten lassen sich — mit den entsprechenden Rechten — anlegen, duplizieren, umbenennen, verschieben und löschen. Dadurch kann die Tabelle sowohl einen einfachen Kostenplan als auch einen umfangreichen, hausinternen Kontenrahmen abbilden. Farbige Spalten und Kommentare helfen, Plan-, Ist-, Prognose- oder Erläuterungsspalten im Alltag auseinanderzuhalten.

Werte und Berechnungen

Zellen können direkte Werte enthalten oder aus anderen Zellen berechnet werden. Berechnete Spalten eignen sich beispielsweise für Differenzen, Prognosen oder prozentuale Anteile. Die hierarchischen Summen werden automatisch aktualisiert, sobald sich eine untergeordnete Zeile ändert.

Sage-Buchungen und andere Quellen bleiben als Herkunft erkennbar. So lässt sich unterscheiden, ob ein Betrag geplant, manuell ergänzt oder aus der Buchhaltung übernommen wurde.

Verifizieren & Festschreiben

Zwei Mechanismen bringen Verbindlichkeit in die Zahlen:

• Verifizieren — Haupt- oder Unterpositionen werden zur Verifizierung angefragt und von berechtigten Personen bestätigt (Vier-Augen-Prinzip fürs Budget). Verifizierte Positionen sind entsprechend markiert.
• Festschreiben — festgeschriebene („fixierte") Positionen sind gegen Änderungen gesperrt, bis sie wieder gelöst werden.

Verifizieren bestätigt also den geprüften Stand, während Festschreiben die weitere Bearbeitung verhindert. Beide Funktionen können auf Haupt- oder Unterpositionen angewendet und bei Bedarf wieder zurückgenommen werden. Das ermöglicht gestufte Freigaben: Ein Gewerk kann bereits abgeschlossen sein, während andere Budgetbereiche noch bearbeitet werden.

Budgetvorlagen

Eine fertige Tabellenstruktur lässt sich als Budgetvorlage speichern und auf neue Projekte anwenden — so starten alle Produktionen mit demselben Kontenrahmen. Vorlagen werden zentral verwaltet (Berechtigungen Budgetvorlagen ansehen/bearbeiten); zusätzlich kann die Tabelle eines Projekts auf die Grundstruktur zurückgesetzt werden.

Eine Vorlage kann nicht nur Zeilenüberschriften, sondern auch die gewünschte Gliederung und Spaltenlogik vereinheitlichen. Vor dem Zurücksetzen sollte geprüft werden, ob bereits projektspezifische Einträge vorhanden sind, da der Vorgang bewusst in die vorhandene Tabellenstruktur eingreift.

Konten & Kostenträger

Unter den Budget-Einstellungen pflegst du global Konten (KTO) und Kostenträger (KST), die in den Budgetzeilen zur Auswahl stehen, sowie allgemeine Spalteneinstellungen.

Sage-Anbindung

Ist die Sage100-Schnittstelle (Tool-Einstellungen) eingerichtet, holt Artwork Buchungsdaten aus der Buchhaltung: Buchungen werden anhand von KTO/KST den Budgetzeilen zugeordnet; nicht zuordenbare Buchungen landen in einer eigenen Liste zur manuellen Zuordnung. Eigene Berechtigungen steuern, wer projektbezogene bzw. globale Sage-Daten sieht.

Nicht automatisch zugeordnete Buchungen können per Drag & Drop oder Auswahl der passenden Budgetzeile nachbearbeitet werden. Mehrere passende Datensätze lassen sich gemeinsam zuordnen; die Budgetansicht bleibt dadurch auch bei abweichenden Buchungstexten oder noch fehlenden Kontierungen nutzbar.

Finanzierungsquellen

Budgetzeilen können mit Finanzierungsquellen verknüpft werden, um Fördermittel und Drittmittel gegen das Budget zu stellen — siehe Finanzierungsquellen.

Exporte

• Projektbudget als Excel — die Tabelle des Projekts.
• Budget-Export nach Stichtag — projektübergreifend: alle Budgets, deren Budget-Stichtag im gewählten Zeitraum liegt (das Feld aus dem Anlege-Fenster).

Der projektbezogene Export eignet sich zur Weitergabe einer einzelnen Kalkulation. Der Stichtags-Export ist dagegen ein Steuerungsinstrument für mehrere Produktionen: Er beantwortet, welche Budgets in einem bestimmten Planungs- oder Berichtszeitraum relevant sind.

Projektgruppen-Aggregation

In einer Projektgruppe können Spalten als relevant für Projektgruppen markiert werden: Stimmen KTO- und KST-Werte überein, aggregiert die Gruppe die Zahlen ihrer Unterprojekte in einer eigenen Spalte.