Business Intelligence im Projekt
Besucher*innen, Tickets, Erlöse, Auslastung, Produktionsdaten und Berichtsstände erfassen
Der Projektbaustein Business Intelligence sammelt Kennzahlen für Auswertung und Berichtswesen. Er verbindet manuelle Angaben mit den Terminen, Räumen und Eigenschaften des Projekts. Ob der Baustein sichtbar und bearbeitbar ist, wird in den Projekteinstellungen und über die Baustein-Berechtigung festgelegt; für den Export kann zusätzlich ein eigenes Recht gelten.
Kennzahlen auf einen Blick
Im Kopf stehen die wichtigsten berechneten Werte, beispielsweise Besucher*innen, verkaufte Tickets, Erlös und Auslastung. Darunter zeigt die Datenqualität, wie viele der für eine belastbare Auswertung benötigten Angaben vorhanden sind und welche noch fehlen.
Ein fehlender Wert ist nicht automatisch null. Wenn eine Kennzahl für das Projekt tatsächlich keine Bedeutung hat, markiere sie als Nicht relevant für dieses Projekt. Dadurch bleibt in der Auswertung erkennbar, dass sie bewusst ausgeschlossen und nicht vergessen wurde.
Publikum und Erlöse
Für Besucher*innen, verkaufte Tickets und Erlös gibt es zwei Erfassungsarten:
| Modus | Verwendung |
|---|---|
| Gesamt | Ein Wert gilt für das gesamte Projekt, etwa bei einer einmaligen Produktion oder einer extern gelieferten Gesamtsumme. |
| Pro Termin | Jeder relevante Projekttermin erhält einen eigenen Wert; Artwork bildet Summen und Kennzahlen. |
Im Modus Pro Termin erscheint eine Tabelle der Projekttermine. Sie kann nach Raum und Termin durchsucht und sortiert werden. Mehrere markierte Zeilen lassen sich mit einem gemeinsamen Wert füllen. Die Summenzeile zeigt den aktuellen Stand; eine Belegungsquote wird aus verkauften Tickets und wirksamer Raumkapazität berechnet.
Erfassungsmodus nicht beiläufig wechseln
Beim Wechsel zwischen Gesamt- und Pro-Termin-Erfassung können Einträge des bisherigen Modus verworfen werden. Artwork fragt deshalb nach einer Bestätigung. Exportiere oder notiere benötigte Werte vor dem Wechsel.
Sind keine Besucherzahlen eingetragen, kann Artwork sie vorläufig aus den verkauften Tickets schätzen. Die Schätzung wird als solche gekennzeichnet.
Raumkapazitäten und Auslastung
Artwork verwendet zunächst die Standardkapazität eines Raums. Ist die Kapazität für dieses Projekt abweichend — beispielsweise wegen einer anderen Bestuhlung — trägst du eine projektspezifische Kapazität ein. Die Spalte Wirksame Kapazität zeigt, welcher Wert für die Berechnung verwendet wird.
Pflege Kapazitäten, bevor du Auslastungen bewertest. Ohne Kapazität kann aus verkauften Tickets keine belastbare Quote entstehen.
Produktionsdaten
Der Standardbereich beschreibt die Produktion mit folgenden Angaben:
- Neuproduktion,
- Koproduktion,
- Eigenproduktion,
- Deutschlandpremiere,
- Premierendatum.
Diese Werte können projektübergreifend exportiert und für Statistiken oder Förderberichte verwendet werden.
Automatisch abgeleitete Werte
Artwork berechnet weitere Werte aus Projekt, Terminen und BI-Eingaben. Dazu gehören Kennzahlen und Zählungen nach konfigurierten BI-Tags. BI-Tags fassen Termintypen für Auswertungen zusammen, ohne die Termintypen im Kalender zu verändern.
Abgeleitete Werte werden nicht direkt überschrieben. Korrigiere stattdessen die zugrunde liegenden Termine, Kapazitäten oder Eingaben.
Zeitaufwände
Unter Zeitaufwände dokumentierst du einen benannten Aufwand in einer Größenklasse:
0–10,10–25,25–50,50–100,100+.
Der Name beschreibt den bewerteten Bereich, etwa „Produktionsleitung" oder „Technische Vorbereitung". Die erstellende Person bleibt am Eintrag sichtbar.
Snapshots
Ein Snapshot speichert die BI-Werte eines Projekts zu einem benannten Stichtag. Er eignet sich für Plan-, Zwischen- und Abschlussstände.
Snapshots ändern sich nicht mit den laufenden Projektdaten. Das Löschen eines Snapshots ist endgültig und sollte nur erfolgen, wenn der Berichtspunkt nicht mehr benötigt wird.
Eigene Felder
Administrator*innen können zusätzliche BI-Felder definieren. Je nach Konfiguration erscheinen Textfelder, Zahlen, Auswahlfelder oder andere Projektbausteine. Die Vollständigkeitsanzeige berücksichtigt auch diese Felder, wenn sie für die Datenqualität vorgesehen sind.
Excel-Export
Der BI-Export kann mehrere Projekte und einen Zeitraum umfassen. Du wählst die benötigten Spalten, beispielsweise:
- Stammdaten und Projektzeitraum,
- Sitzplätze, Besucher*innen, Tickets, Erlös und Auslastung,
- Premiere und Produktionsart,
- BI-Tags und eigene Felder.
Häufig verwendete Spaltenkombinationen lassen sich als Spaltenpreset speichern und später erneut auswählen. Prüfe vor dem Download Zeitraum, Projektauswahl und Spalten, damit der Export denselben Berichtsstand abbildet wie die sichtbaren Kennzahlen.
Empfohlener Erfassungsablauf
- Projekttermine und verwendete Räume vollständig pflegen.
- Raumkapazitäten prüfen und bei Bedarf projektspezifisch überschreiben.
- Für Besucher*innen, Tickets und Erlöse Gesamt- oder Terminmodus festlegen.
- Produktionsdaten und eigene Felder ergänzen.
- Hinweise zur Datenqualität abarbeiten.
- Zu wichtigen Berichtsterminen einen Snapshot erstellen.
- Erst danach den projektübergreifenden Export erzeugen.