Projektübersicht & Anlegen
Die Projektliste bedienen und neue Projekte oder Projektgruppen anlegen
Die Projektübersicht öffnest du über Projekte in der Seitenleiste.
Die Projektliste
Die Übersicht ist nicht nur ein Verzeichnis, sondern der persönliche Einstieg in die tägliche Projektarbeit. Sie merkt sich Filter und Sortierung pro Nutzer*in. Dadurch kann sich beispielsweise die Produktionsleitung nur laufende eigene Projekte anzeigen lassen, während die Verwaltung gezielt nach Projektgruppen oder Projekten mit BI-Daten arbeitet.
- Suche — „Projekt oder Künstlerin suchen" findet Projekte auch über ihre verknüpften Künstlerinnen.
- Anpinnen — über das Projektmenü lassen sich Projekte anpinnen; sie erscheinen dann für dich oben in der Liste.
- Sortieren — alphabetisch oder chronologisch, jeweils auf- und absteigend.
- Filter — deine Auswahl wird pro Nutzer*in gespeichert:
- Nach Art: nur Projektgruppen, nur Projekte
- Nach Zeit: zukünftige bzw. abgelaufene Projekte anzeigen
- Sonstige: Projekte ohne Termine ausblenden, nur Projekte ohne Gruppe, nur Projekte mit eigener Teamzugehörigkeit, nur Produktionen mit BI-Daten
- Projektstatus: nur Projekte bestimmter Status
- Papierkorb — gelöschte Projekte lassen sich wiederherstellen oder endgültig löschen (Berechtigung Löschrecht für alle Projekte).
- Projektliste exportieren — gibt die aktuell benötigten Projektdaten als Tabelle weiter; welche Informationen in der Übersicht stehen, hängt vom zentralen Projektübersicht-Builder ab.
- Mehrfachauswahl — berechtigte Personen können mehrere Projekte markieren und gemeinsam in den Papierkorb verschieben.
Über Zuletzt geöffnetes Projekt gelangst du ohne erneute Suche zurück in deine letzte Projektarbeit. Angepinnte Projekte sind dagegen eine dauerhafte, persönliche Favoritenliste.
Ein Projekt anlegen
Der Button Neues Projekt öffnet das Anlege-Fenster (Berechtigung Eigene Projekte anlegen & bearbeiten oder höher). Ein Schalter wechselt zwischen Projekt und Projektgruppe.
Neben dem Pflichtfeld Projektname fragt das Fenster — je nach den Erstellungs-Einstellungen deines Hauses — ab:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Artists | Künstler*innen als Freitext oder verknüpft aus dem CRM |
| Eigenschaften | Kategorie, Genre und Bereich (Mehrfachauswahl); je eine davon lässt sich als Haupt-Kategorie/-Genre/-Bereich markieren |
| Projektstatus | Einer der konfigurierten Status |
| Projektleitung | Nutzer*innen mit der Berechtigung Projektleitung sein |
| Name des Kostenträgers | Kostenträger für die Budgetauswertung |
| Budget-Stichtag | Stichtag für den Budget-Export |
| Projektgruppe | Das Projekt direkt einer bestehenden Gruppe zuordnen |
Wer Projekte anlegt, aber keine globalen Leserechte hat, wird automatisch ins Projektteam aufgenommen — das Projekt bleibt so sichtbar.
Nach dem Speichern öffnet Artwork das neue Projekt. Die Angaben aus dem Anlege-Fenster sind nicht endgültig: Berechtigte Personen können die Basisdaten später über das Projektmenü ändern. Der eigentliche Inhalt — etwa Beschreibung, Team, Termine, Checklisten oder Budget — wird anschließend in den Projekttabs gepflegt.
Bestehende Künstler*innen und CRM-Kontakte
Künstlerinnen können als einfache Namensangabe oder als verknüpfter CRM-Kontakt geführt werden. Eine Verknüpfung ist besonders sinnvoll, wenn Kontaktdaten, Firmenbeziehungen und weitere Projekte derselben Person später wiedergefunden werden sollen. Die Projektsuche berücksichtigt die zugeordneten Künstlerinnen.
Projektgruppen
Eine Projektgruppe ist technisch selbst ein Projekt mit Gruppen-Kennzeichen. Typische Nutzung: ein Festival als Gruppe, die einzelnen Konzerte als Mitglieder. Projekte können beim Anlegen oder später einer Gruppe zugeordnet werden; die Gruppe zeigt ihre Mitglieder in einem eigenen Baustein. Im Budget können Spalten als relevant für Projektgruppen markiert werden — die Gruppe aggregiert dann die Werte ihrer Unterprojekte, wenn Konto (KTO) und Kostenstelle (KST) übereinstimmen.
In der Kopfzeile einer Projektgruppe stehen zusätzliche Aktionen bereit: Du kannst vorhandene Projekte hinzufügen oder direkt ein neues Projekt in dieser Gruppe anlegen. In einem Mitgliedsprojekt führt die Gruppenanzeige zur übergeordneten Gruppe zurück. So lässt sich zwischen Festival, Spielzeit-Schwerpunkt oder Tournee und den einzelnen Produktionen wechseln, ohne erneut suchen zu müssen.
Projektgruppe oder normales Projekt?
Nutze eine Projektgruppe, wenn mehrere eigenständige Projekte gemeinsam ausgewertet oder als zusammengehörige Struktur navigiert werden sollen. Für mehrere Termine derselben Produktion genügt in der Regel ein normales Projekt mit mehreren Kalendereinträgen.
Duplizieren statt Vorlage
Ein „Projekt aus Vorlage" gibt es nicht — stattdessen wird ein bestehendes Projekt über sein Menü dupliziert und dient so als Blaupause. Budgetvorlagen existieren zusätzlich als eigenes Konzept.
Beim Duplizieren entsteht ein neues, eigenständiges Projekt. Prüfe danach insbesondere Name, Projektteam, Zeitraum, Status und projektspezifische Inhalte. Das Duplikat ist als Startpunkt gedacht; spätere Änderungen am Original und an der Kopie werden nicht miteinander synchronisiert.
Aufräumen und Wiederherstellen
In den Papierkorb legen entfernt ein Projekt aus dem normalen Arbeitsbereich, löscht es aber noch nicht unwiderruflich. Im Projektpapierkorb kann es wiederhergestellt werden. Das endgültige Löschen ist bewusst an eine weitergehende Berechtigung gebunden, da ein Projekt mit Terminen, Dateien, Budget- und Schichtdaten verbunden sein kann.