Die Projektansicht

Ein Klick auf ein Projekt öffnet die Projektansicht. Ihr Aufbau — welche Tabs es gibt und was sie enthalten — kommt aus dem Tab-Baukasten; hier beschreiben wir die Standard-Konfiguration der Auslieferung.

Kopfzeile

Oben stehen Projektname und Status sowie die Projekt-Aktionen:

• Drucken — öffnet die Auswahl der Drucklayouts und erzeugt ein Projekt-PDF.
• Duplizieren — kopiert das Projekt als Vorlage für ein neues.
• Bearbeiten — die Basisdaten (Name, Eigenschaften, Status …).
• Verlauf — das Änderungsprotokoll des Projekts.
• Löschen — verschiebt das Projekt in den Papierkorb.
• Link kopieren — kopiert die direkte Adresse des geöffneten Projekts, damit Kolleg*innen genau dorthin wechseln können. Ob sie den Inhalt sehen, hängt weiterhin von ihren Zugriffsrechten ab.

Bei Projektgruppen kommen Projekte hinzufügen und Projekt in dieser Gruppe erstellen hinzu. Ist ein normales Projekt Mitglied einer Gruppe, ist die Gruppe direkt in der Kopfzeile erreichbar.

Orientierung im Projekt

Die obere Tab-Leiste wechselt zwischen den großen Arbeitsbereichen. Eine optionale Seitenleiste am rechten Rand stellt häufig benötigte Angaben wie Team, Eigenschaften, Schichtkontakte oder Budgetinformationen unabhängig vom geöffneten Tab bereit. Eingeklappte Ordner innerhalb eines Tabs helfen, umfangreiche Projektseiten übersichtlich zu halten.

Der Projektzeitraum wird in der Regel aus den frühesten und spätesten Terminen berechnet, deren Termintyp als relevant markiert ist. Dadurch passt sich der Zeitraum an, wenn beispielsweise eine erste Aufbauprobe oder der letzte Abbau ergänzt wird. Er steuert unter anderem den Projektmodus von Kalender und Dienstplan.

Die Standard-Tabs

Die Tab-Namen stammen aus der Konfiguration (in der Auslieferung englisch benannt, jederzeit umbenennbar):

Je Tab kann zusätzlich eine Seitenleiste mit eigenen Unter-Tabs konfiguriert sein — im Standard Projektinformationen (Team & Eigenschaften), Schichtinformationen und Budgetinformationen; sie wird über den Pfeil am rechten Rand ein- und ausgeklappt.

Projektteam

Der Team-Baustein listet alle Beteiligten. Pro Person vergibt das Projekt:

• Schreibzugriff — darf Projektinhalte bearbeiten,
• Löschrecht — darf das Projekt löschen,
• Budgetzugriff — darf die Budgettabelle sehen und bearbeiten,
• Projektrollen — frei definierbare Rollen (z. B. Regie, Produktionsleitung), verwaltet in den Projekteinstellungen. Jeder Nutzerin kann Standard-Projektrollen hinterlegt haben, die beim Hinzufügen vorausgewählt sind.

Die Projektleitung wird gesondert geführt: eintragbar sind Nutzer*innen mit der globalen Berechtigung Projektleitung sein.

Beim Bearbeiten des Teams können — abhängig von der Einrichtung — einzelne Personen und ganze Abteilungen gefunden werden. Rechte gelten nur für dieses Projekt und ergänzen die globalen Berechtigungen. So kann eine Person etwa allgemein keine Projekte bearbeiten, innerhalb einer konkreten Produktion aber gezielt Schreib- oder Budgetzugriff erhalten.

Terminplan und Projektkalender

Je nach Konfiguration gibt es zwei ergänzende Ansichten:

• Der Projektkalender zeigt nur die Termine dieses Projekts und übernimmt die vertraute Kalenderdarstellung.
• Der Terminplan stellt viele Projekttermine als Tabelle dar. Neue Zeilen lassen sich schnell hintereinander erfassen; bestehende Termine können sortiert, gefiltert und gesammelt geändert oder gelöscht werden. Sichtbare Spalten und Spaltenbreiten sind anpassbar.

Im Terminplan bearbeitest du unter anderem Raum, Termintyp, Name, Start- und Enddatum, Uhrzeiten, Ganztägigkeit, Wiederholung und Beschreibung. Ein Kalender-Shortcut öffnet den betreffenden Tag im Hauptkalender. Timelines können direkt am Termin gepflegt oder aus einer Vorlage übernommen werden.

Schichtinformationen im Projekt

Der Schicht-Tab zeigt den Dienstplan bereits auf den Projektzeitraum und die projektbezogenen Termine eingegrenzt. Projektbezogen lassen sich außerdem Schicht-Ansprechpartner*innen, eine allgemeine Schichtbeschreibung und die schichtrelevanten Termintypen pflegen. Damit weiß die Planung, welche Termine berücksichtigt werden sollen und an wen Rückfragen gehen.

To-do-Listen

To-do-Listen gehören einem Projekt (oder stehen für sich) und enthalten Aufgaben mit Verantwortlichen und Erledigt-Status:

• Listen können privat sein — nur du siehst sie.
• Aufgaben lassen sich Nutzer*innen zuweisen, sortieren und zwischen Listen verschieben; „alle erledigen/zurücksetzen" gibt es je Liste.
• To-do-Listenvorlagen (Systemeinstellungen) füllen wiederkehrende Abläufe mit einem Klick.
• Je nach Baukasten zeigt ein Tab eine bestimmte Liste oder alle Listen des Projekts.

Kommentare

Der Kommentar-Baustein sammelt Diskussionen mit Zeitstempel und Verfasser*in — als Tab für alle Kommentare oder als einzelner Baustein, der nur die Kommentare seines Tabs zeigt.

Dokumente & Verträge

• Projektdokumente — Dateien am Projekt, als Baustein pro Tab oder als Gesamtliste. Je nach Dateityp können sie direkt in Artwork angesehen, heruntergeladen, gedruckt, umbenannt oder ersetzt werden.
• Verträge — Verträge haben eigene Metadaten (Vertragspartner, Vertragsart, Beträge) und werden projektweit unter Verträge gesammelt; wiederverwendbare Vertragsbausteine stehen als Downloads bereit. Zugriff steuern eigene Berechtigungen (z. B. Verträge einsehen/bearbeiten/ hochladen).
• Dokumentanforderungen — fehlende Unterlagen können bei zuständigen Personen oder Abteilungen angefordert und mit Frist verfolgt werden. Eingehende Dateien bleiben mit der Anforderung und gegebenenfalls dem daraus entstandenen Vertrag verbunden.

Weitere mögliche Projektbausteine

Welche dieser Bausteine sichtbar sind, entscheidet die Konfiguration eures Hauses:

Business Intelligence

Der BI-Baustein verbindet Projekt- und Termindaten mit manuell gepflegten Kennzahlen. Werte können als Projektsumme oder pro Veranstaltung erfasst werden. Artwork berechnet daraus beispielsweise Auslastungen und weitere Kennzahlen, weist auf fehlende Angaben hin und erlaubt Filter nach Raum oder Termin. Snapshots halten Zwischenstände fest und vergleichen sie mit den aktuellen Werten; der Excel-Export kann über wiederverwendbare Spaltenauswahlen an unterschiedliche Auswertungen angepasst werden.

Projektverlauf

Über die Kopfzeile erreichst du den Verlauf: wer wann was am Projekt geändert hat — von Basisdaten über Termine bis zur Teamliste.

Der Verlauf ist besonders hilfreich bei Übergaben und Rückfragen: Statt nur den aktuellen Wert zu sehen, lässt sich nachvollziehen, wann eine Änderung erfolgt ist und wer sie vorgenommen hat. Für Schichten und Budget gibt es zusätzlich eigene, fachlich detailliertere Verläufe.