Überblick
Was der Kalender ist und wie Termine, Räume und Freigaben zusammenspielen
Der Kalender ist die Raumbelegungs- und Terminplanung von Artwork: Vorstellungen, Proben, Auf- und Abbauten, Blocker — alles wird als Termin in einen Raum geplant. Das Raster zeigt Tage als Zeilen und Räume als Spalten, sodass du Belegung und freie Slots auf einen Blick siehst.
Der Kalender ist gleichzeitig Ausgangspunkt für Projekt- und Personalplanung: Ein Termin kann einem Projekt zugeordnet werden, dessen Zeitraum mitbestimmen, Untertermine und eine Ablauf-Timeline enthalten und als Rahmen für Schichten dienen. Änderungen am Termin sind deshalb direkt im Projekt und im Dienstplan sichtbar.
Zentrale Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Termin | Ein Kalendereintrag mit Termintyp, Zeitraum (oder ganztägig), Raum und optionalem Projekt. |
| Termintyp | Kategorie eines Termins (z. B. Vorstellung, Probe, Aufbau, Blocker) mit Farbe und Kürzel — konfigurierbar, inklusive Pflichtfeldern und Überprüfungsmodus. |
| Terminstatus | Optionales Zusatzmodul: frei definierbare Status (z. B. angefragt, bestätigt) mit Farbe — der Kalender kann Termine nach Status einfärben. |
| Termin-Eigenschaften | Konfigurierbare Merkmale wie Mit Publikum oder Es wird laut, als Symbole am Termin und als Filter. |
| Raumbelegungsanfrage | Wer einen Raum nicht direkt buchen darf, stellt eine Anfrage — Raumadmins sagen zu oder ab. |
| Geplanter Termin | Ein Termin im Planungskalender: vorläufig und für normale Nutzer*innen unsichtbar, bis er bestätigt wird. |
Das Menü „Kalender"
| Menüpunkt | Inhalt |
|---|---|
| Kalender | Der Terminkalender — die Hauptansicht |
| Planungskalender | Der separate Raum für vorläufige Planung |
| Terminüberprüfungen | Eingehende Raumbelegungs- und Überprüfungsanfragen sowie die eigenen gesendeten Anfragen |
Ein typischer Terminablauf
Zeitraum und Räume eingrenzen. Wähle den benötigten Zeitraum und nutze Filter für Bereiche, Räume, Eigenschaften und Terminarten.
Termin anlegen. Termintyp, Zeit, Raum, Projekt, Beschreibung und Eigenschaften bilden den fachlichen Kontext. Wiederholungen und Untertermine decken Serien und detaillierte Tagesabläufe ab.
Raum und Inhalt abstimmen. Artwork zeigt mögliche Belegungskonflikte. Je nach Raumrecht wird direkt gebucht oder eine Belegungsanfrage an die Raumadmins gesendet.
Gegebenenfalls prüfen lassen. Für prüfpflichtige Termintypen wird eine separate inhaltliche Freigabe angefordert. Vorläufige Saisonplanung bleibt bis zur Bestätigung im Planungskalender.
Weiterarbeiten und veröffentlichen. Im Projekt werden weitere Termine tabellarisch gepflegt, im Dienstplan entstehen Schichten und über Exporte oder Kalender-Abos gelangen freigegebene Informationen nach außen.
Drei verschiedene Freigaben
Eine Raumbelegungsanfrage klärt, ob ein Raum genutzt werden darf. Eine Terminüberprüfung bestätigt den Inhalt eines bestimmten Termintyps. Ein geplanter Termin ist ein vorläufiger Eintrag aus dem Planungskalender. Je nach Konfiguration können mehrere dieser Schritte für denselben Termin erforderlich sein.
Die Seiten dieses Kapitels
Die Kalender-Ansicht
Navigation, Zoom, Filter, Anzeige-Einstellungen, Tagesansicht und Mehrfachbearbeitung.
Termine anlegen
Das Terminformular: Typ, Zeiten, Wiederholung, Raum, Projekt, Untertermine.
Räume & Buchungsrechte
Bereiche, Raumdaten, Kapazitäten, temporäre Räume, Raumadmins und Anfragen.
Terminüberprüfungen
Raumbelegungsanfragen und der Freigabe-Workflow für Termine.
Planungskalender
Vorläufig planen, ohne den echten Kalender zu belegen.
Exporte & Kalender-Abo
PDF- und Excel-Exporte, persönliches ICS-Abonnement.
Kalender-Einstellungen
Das sichtbare Zeitfenster der Tagesansicht festlegen.
Termin-Einstellungen
Termintypen, Status, Eigenschaften, Feiertage, Standardwerte und Timeline-Presets.
Berechtigungen
| Berechtigung | Erlaubt |
|---|---|
| Termine fest planen | Termine direkt anlegen, ohne Belegungsanfrage |
| Raumbelegungen anfragen | Belegungsanfragen für Räume stellen |
| Termine einrichten bei neuem Projekt | Beim Projektanlegen direkt Termine erstellen |
| Systemeinstellungen für Termine definieren | Termin-Einstellungen verwalten |
| Raumverwaltung | Räume anlegen, bearbeiten, löschen |
| Planungskalender einsehen und Planen | Den Planungskalender nutzen |
| Geplante Termine bearbeiten, löschen und bestätigen | Geplante Termine verwalten |
| Im Planungskalender fest planen | Im Planungskalender ohne Anfrage fest buchen |
Zusätzlich vergibt jeder Raum eigene Rechte: Raumadmins (bearbeiten und Belegungen freigeben) und Anfrageberechtigte — siehe Terminüberprüfungen.