Termine anlegen
Das Terminformular — Typ, Zeiten, Wiederholung, Raum, Projekt und Untertermine
Fährst du mit der Maus über eine Raum-/Tag-Zelle, erscheint ein Plus-Symbol („Termin hinzufügen") — es öffnet das Terminformular mit vorbelegtem Tag und Raum. Ein Klick auf einen bestehenden Termin öffnet dasselbe Formular zum Bearbeiten.
Welche Felder und Aktionen du siehst, hängt von Termintyp, Raumrechten und deinen Berechtigungen ab. Ohne Änderungsrecht öffnet sich eine übersichtliche Lesansicht mit Typ, Status, Zeit, Raum, Projekt, Beschreibung und Eigenschaften. So können viele Personen Termine zuverlässig nachlesen, ohne sie versehentlich zu verändern.
Das Terminformular
Basics
- Termintyp — die Kategorie des Termins; bestimmt Farbe und Kürzel im Kalender. Je nach Typ-Konfiguration sind Projektzuordnung und individueller Terminname Pflicht.
- Terminstatus — nur sichtbar, wenn das Status-Modul aktiv ist; der Standard-Status ist vorausgewählt.
- Terminname — optional (bzw. Pflicht, wenn der Termintyp es verlangt).
Datum & Zeit
Ganztägig oder mit Start-/Endzeit; die Termindauer-Shortcuts (30/60/90 min) setzen das Ende auf eine Standarddauer nach dem Start. Die Vorgaben (Standard-Terminlänge, Standard-Startzeit, „Ganztägig als Standard") kommen aus den Standardwerten.
Im Abschnitt Wiederholen wird aus dem Termin per Wiederholungstermin-Schalter eine Serie: täglich, wöchentlich, alle 2 Wochen oder monatlich bis zu einem Enddatum. Serien lassen sich später gesammelt bearbeiten oder löschen.
Start und Ende dürfen auf unterschiedlichen Tagen liegen. Damit werden auch mehrtägige Gastspiele, Aufbauten über Nacht oder lange Sperrzeiten korrekt abgebildet. Sind Start- und Endzeit identisch oder liegt das Ende rechnerisch vor dem Start, prüfe besonders das Enddatum — im tabellarischen Terminplan kann Artwork daraus einen Termin bis zum Folgetag machen.
Raum & Projekt
- Raum — die Raumsuche zeigt live potenzielle Konflikte mit bestehenden Belegungen an. Ob du direkt buchen kannst oder eine Belegungsanfrage stellst, hängt von deinen Rechten am Raum ab.
- Projekt — den Termin einem bestehenden Projekt zuordnen oder direkt ein neues anlegen. Termine, deren Typ relevant für den Projektzeitraum ist, bestimmen den automatisch berechneten Zeitraum des Projekts mit.
Bei einem bestehenden Projekt kannst du direkt aus dem Formular zur Projektansicht wechseln, sofern du Zugriff hast. Wählst du Neues Projekt, wird es zusammen mit dem Termin gespeichert. Für ausführliche Stammdaten, Teamrechte und weitere Projektinhalte öffnest du das neue Projekt danach in der Projektübersicht.
Beschreibung & Eigenschaften
Eine Freitext-Beschreibung („Was muss ich zum Termin beachten?") ist im Kalender und in der Terminliste des Projekts sichtbar. Darunter kreuzt du die zutreffenden Termin-Eigenschaften an (z. B. Mit Publikum, Es wird laut) — sie erscheinen als Symbole am Termin und sind filterbar.
Speichern
Speichern legt den Termin an — oder Belegung anfragen, wenn du den Raum nur anfragen darfst. Danach kannst du am Termin Schichten planen oder eine Timeline anlegen.
Raumadmins können eine angefragte Belegung als feste Zusage oder als optionale Zusage behandeln und dazu eine Option sowie einen Kommentar hinterlegen. Die anfragende Person wird über die Entscheidung informiert.
Untertermine
Ein Termin kann Untertermine enthalten — z. B. innerhalb eines ganztägigen Blockers der Soundcheck von 16:00–17:00. Untertermine haben eigenen Typ, eigene Zeiten (innerhalb des Haupttermins, mindestens 30 Minuten), eigene Eigenschaften und Beschreibung. Sie erscheinen in der Terminkarte unterhalb des Haupttermins.
Untertermine eignen sich für klar abgegrenzte Abschnitte, die innerhalb des Haupttermins sichtbar und filterbar sein sollen. Sie ersetzen keinen eigenständigen Haupttermin, wenn ein anderer Raum, ein separates Projekt oder ein eigener Freigabeprozess benötigt wird.
Timeline
Für Veranstaltungstage lässt sich am Termin eine Timeline pflegen — der Produktionsablauf (Get-in, Soundcheck, Einlass, Show …) mit Zeiten. Timeline-Vorlagen aus den Schichteinstellungen können importiert werden; die Anzeigeoption Timeline blendet sie im Kalender ein.
Eine Timeline ist eine Ablaufhilfe innerhalb des Termins und muss nicht aus eigenständigen Kalenderbelegungen bestehen. Sie ist deshalb ideal für interne Produktionsschritte. Wiederkehrende Abläufe können als Vorlage gespeichert und in andere Termine importiert werden.
Termine verschieben und duplizieren
Termine lassen sich im Raster per Drag & Drop in andere Zellen ziehen. Die Mehrfachbearbeitung dupliziert, verschiebt oder löscht viele Termine auf einmal. Für Projekte gibt es zusätzlich die tabellarische Mehrfach-Terminerstellung im Projekt-Tab Terminplan.
Serien bearbeiten
Beim Bearbeiten oder Löschen eines Wiederholungstermins unterscheidet Artwork zwischen dem einzelnen Vorkommen und der Serie. Ändere nur einen Termin, wenn es sich um eine echte Ausnahme handelt. Für eine neue Standardzeit, einen anderen Raum oder eine geänderte Beschreibung der gesamten Reihe nutzt du die Serienaktion, damit nicht viele abweichende Einzelstände entstehen.
Viele Projekttermine auf einmal
Der Projekt-Tab Terminplan ist für Produktionen mit vielen Terminen schneller als das einzelne Formular. Dort können Zeilen angelegt, Spaltenbreiten angepasst, Beschreibungen ein- und ausgeblendet und mehrere Termine gesammelt geändert werden. Der normale Kalender bleibt die bessere Ansicht, wenn du Raumkonflikte im Umfeld anderer Projekte beurteilen musst.