Schichten anlegen
Schichten erstellen und bearbeiten, Personalbedarf definieren, mit Vorlagen arbeiten
Schichten werden direkt im Dienstplan angelegt (Berechtigung Schichten planen erforderlich). Fährst du mit der Maus über eine Raum-/Tag-Zelle, erscheinen zwei Symbole: Duplizieren (bestehende Zelle kopieren) und Plus (hinzufügen). Das Plus öffnet das Schichtformular:
Dasselbe Formular dient auch zum Bearbeiten — ein Klick auf eine Schichtkarte öffnet es erneut.
Bevor du neue Schichten anlegst, lohnt sich die Entscheidung, ob sie an einen vorhandenen Termin gehören oder eigenständig sein sollen. Terminschichten übernehmen Datum und Kontext der Veranstaltung; eigenständige Schichten sind flexibler für Dienste ohne Kalendereintrag.
Das Schichtformular
Mit einer Vorlage starten (optional)
Die drei Bereiche oben beschleunigen wiederkehrende Planung:
- Schichtvorlagen — Vorlagen füllen das gesamte Formular mit gespeicherten Werten.
- Zeitvorgaben — Zeit-Presets übernehmen gespeicherte Beginn-/Endzeit und Pausenlänge (verwaltet in den Schichteinstellungen).
- Globale Qualifikationen — gewerkübergreifende Qualifikationsbedarfe, die zusätzlich zu den Gewerk-Qualifikationen gelten.
Basisdaten ausfüllen
- Raum — aus der angeklickten Zelle vorbelegt; eigenständige Schichten behalten den Raum und erscheinen so im Raster.
- Startzeit / Endzeit — die Arbeitszeit. Schichten an einem Termin dürfen nicht vor dem Termin beginnen oder nach ihm enden. Ab 10 Stunden Länge erscheint eine Warnung.
- Pausenlänge in Minuten — die unbezahlte Pause; sie darf die Schichtlänge nicht überschreiten.
- Gewerk — bestimmt, wer eingeteilt werden kann und welche Qualifikationen zur Verfügung stehen.
- Schichtgruppe — verwandte Schichten optional gruppieren (Gruppen werden in den Schichteinstellungen verwaltet und können als Tag im Raster erscheinen).
- Projekt — die Schicht einem Projekt zuordnen, damit sie im Schicht-Tab des Projekts und in projektbezogenen Ansichten auftaucht.
Personalbedarf festlegen
Nach der Wahl des Gewerks erscheint je Qualifikation ein Zähler (z. B.
Anzahl Mitarbeiter: 2, Anzahl Meister: 1). Diese Zahlen sind der
Bedarf der Schicht — sie steuern die Besetzungsanzeige (1/3) und später die
Erinnerungen an unterbesetzte Schichten.
Eine Freitext-Notiz („Gibt es wichtige Informationen zu dieser Schicht?") wird im Raster angezeigt, wenn Notizen einblenden aktiv ist.
Speichern
Speichern legt die Schicht an; sie erscheint sofort als Karte in der entsprechenden Zelle. In der Bearbeiten-Ansicht löscht der rote Button die Schicht.
Nachträgliche Änderungen an Zeit, Gewerk, Bedarf, Beschreibung oder Besetzung werden im Schichtverlauf dokumentiert. Bei bereits festgeschriebenen Schichten können sie zusätzlich in der Änderungsübersicht erscheinen.
Wo Schichten angelegt werden können
Neben dem Plus auf einer Zelle entstehen Schichten:
- An einem Termin — aus dem Termin im Kalender oder vom Schicht-Tab des Projekts. Terminschichten erscheinen in der Terminkarte im Dienstplan und übernehmen dessen Datum.
- Gesammelt — mit dem Bearbeiten-Schalter (Stift) in der Funktionsleiste mehrere Raum-/Tag-Zellen auswählen und in alle gleichzeitig Schichten anlegen (auch per Vorlage oder Vorlagen-Gruppe). Derselbe Modus löscht auch gesammelt.
- In der Tagesansicht — jeder Raumabschnitt hat eigene Buttons „Termin hinzufügen" / „Schicht hinzufügen".
- Als Wiederholungsschicht — eine Schicht kann über mehrere Tage wiederholt werden; beim Besetzen einer Serienschicht wählst du, ob die Einteilung nur für diese oder alle folgenden Schichten gilt.
Mehrfachplanung mit Vorlagen
Im Mehrfachmodus wählst du zuerst die gewünschten Raum-/Tag-Zellen aus. Danach können einzelne Vorlagen oder ganze Vorlagen-Gruppen in alle ausgewählten Zellen übernommen werden. Die Auswahl zeigt vor dem Hinzufügen Zeiten, Gewerke und Qualifikationsbedarf der Vorlagen; optional kann ein Projekt zugeordnet werden. Das eignet sich besonders für wiederkehrende Wochenpläne oder einen standardisierten Veranstaltungstag.
Bereits gefüllte Zellen lassen sich ebenfalls duplizieren. Prüfe nach einer Kopie Termine, Räume und Uhrzeiten, insbesondere wenn die Zielzelle einen anderen Veranstaltungskontext hat.
Schichtvorlagen
In den Schichteinstellungen (Tabs Schichtvorlagen und Schichtvorlagen-Gruppen) verwaltest du wiederverwendbare Schichtdefinitionen — jeweils mit Zeiten, Pause, Gewerk, Beschreibung und Qualifikationsbedarf. Vorlagen lassen sich zu Vorlagen-Gruppen bündeln, sodass ein Standardtag eines Produktionstyps mit einer Aktion angewendet wird. Der Nachbar-Tab verwaltet Timeline-Vorlagen: wiederverwendbare Produktionsabläufe (Get-in, Soundcheck, Einlass, Show …), die in einen Termin importiert werden können.
Vorlagen, Zeitvorgaben und Schichtgruppen werden in den Schichteinstellungen gepflegt — das Schichtformular verwendet sie nur.
Schichten ohne Raum oder Termin
Nicht jeder Dienst findet in einem buchbaren Veranstaltungsraum statt. Eine eigenständige Schicht kann deshalb projektbezogen oder als allgemeiner Dienst angelegt werden. In Tages- und Listenansicht bleibt sie dennoch sichtbar; Filter und Projektmodus bestimmen, in welchem Zusammenhang sie angezeigt wird.