Festschreiben & Freigabe
Dienstpläne verbindlich machen, der Dienstplanfreigabe-Workflow im Detail, Änderungsübersicht und Benachrichtigungen
Solange ein Plan im Entwurf ist, lassen sich Schichten frei ändern — das Personal wird noch nicht benachrichtigt. Das Festschreiben macht einen Zeitraum verbindlich:
- festgeschriebene Schichten zeigen ein Schloss-Symbol und speichern, wer festgeschrieben hat,
- alle eingeteilten Personen werden über ihren finalen Dienstplan benachrichtigt,
- spätere Änderungen an festgeschriebenen Schichten landen in der Änderungsübersicht, damit nichts unbemerkt bleibt.
Vor dem Festschreiben empfiehlt sich ein kurzer Abschlusscheck: Filter auf nicht voll besetzte Schichten setzen, offene Qualifikationen prüfen, Regelverstöße und Abwesenheiten kontrollieren und den richtigen Projektzeitraum sowie das richtige Gewerk bestätigen. Festgeschrieben wird nur der ausgewählte fachliche Bereich — nicht automatisch der gesamte sichtbare Dienstplan.
Eine Woche festschreiben
Der Kalender-Haken in der Funktionsleiste öffnet den Festschreiben-Dialog (Berechtigung Dienstpläne festschreiben). Festgeschrieben wird immer eine Kombination aus Kalenderwoche, Jahr und einem Gewerk — die Tontechnik kann also final sein, während das Licht noch in Arbeit ist:
- Ohne Freigabe-Workflow heißt der Button „Alle Schichten festsetzen" — die Schichten des Gewerks in dieser Woche werden sofort festgeschrieben und das Personal benachrichtigt.
- Mit aktivem Workflow wird daraus „Festschreibung anfordern" (im Screenshot zu sehen, samt Hinweis, dass eine direkte Genehmigung nicht möglich ist) — siehe unten.
Einzelne Schichten lassen sich auch direkt von ihrer Karte aus festschreiben oder wieder freigeben („Festschreibung aufheben").
Im Raster zeigt die KW-Statuskachel jeder Kalenderwoche den Stand je Gewerk:
| Status | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Angefragt | blau | Eine Festschreibungsanfrage ist eingereicht und wartet auf Freigabe |
| Festgeschrieben | grün | Die Woche ist für dieses Gewerk final |
| Nach Festschreibung geändert – Bestätigung ausstehend | gelb | Es gab nachträgliche Änderungen, die noch niemand bestätigt hat |
Der Dienstplanfreigabe-Workflow
Häuser mit Vier-Augen-Prinzip aktivieren in den Schichteinstellungen den Schalter Dienstplanfreigabe-Workflow und benennen dort die Nutzerinnen, die Anfragen freigeben dürfen. Die Freigeberinnen sind keine eigene Berechtigung, sondern genau diese Liste (Admins dürfen immer). Erst mit aktivem Workflow erscheinen die drei Workflow-Seiten im Menü Schichtplan.
Planer*innen fordern an statt festzuschreiben. „Festschreibung anfordern" reicht die gewählte Kombination aus Kalenderwoche und Gewerk als Anfrage ein. Alle noch freien Schichten dieses Gewerks in dieser Woche werden der Anfrage zugeordnet und sind ab jetzt „im Workflow". Gibt es für dieselbe Woche bereits eine offene Anfrage, werden neue Schichten ihr automatisch hinzugefügt statt eine zweite zu erzeugen. Eine noch offene Anfrage kann die Planung jederzeit zurückziehen — die Schichten werden dann wieder frei bearbeitbar.
Freigeber*innen prüfen. Die benannten Personen werden benachrichtigt und finden alle Anfragen unter Schichtplan → Schichtplan Überprüfungsanfragen — gruppiert nach Gewerk, mit den offenen sowie den kürzlich freigegebenen/abgelehnten Anfragen (ältere lassen sich nachladen). Die Detailansicht zeigt genau, welche Schichten, Besetzungen und Änderungen enthalten sind.
Freigeben oder ablehnen.
- Genehmigen schreibt alle Schichten der Anfrage fest — optional mit einem Kommentar, der an die Planung geht. Das Personal wird wie beim direkten Festschreiben benachrichtigt.
- Ablehnen erfordert eine Begründung — global für die ganze Anfrage, zusätzlich pro Tag oder sogar pro Schicht/Person. Wichtig: Bei einer Ablehnung werden die Schichten der Anfrage auf den Stand vor der Bearbeitung zurückgesetzt (Zeiten, Besetzung, Gewerk, Raum …) und die Begründungen für die Planung gespeichert. Die Planung wird benachrichtigt, überarbeitet den Plan und stellt eine neue Anfrage.
Planer*innen behalten den Überblick unter Schichtplan → Angeforderte Dienstpläne: eine Lesansicht der eigenen bzw. der für die eigenen Gewerke gestellten Anfragen mit Status (offen / freigegeben / abgelehnt) und den hinterlegten Begründungen.
Eine offene Anfrage kennzeichnet den eingereichten Stand und macht Paralleländerungen nachvollziehbar. Müssen inhaltliche Korrekturen vorgenommen werden, wird die Anfrage zurückgezogen oder von den Freigeber*innen abgelehnt und danach neu eingereicht. Zusätzliche Schichten derselben Woche und desselben Gewerks können einer bestehenden offenen Anfrage automatisch zugeordnet werden.
Nach dem Festschreiben
- Änderungsübersicht — Änderungen an festgeschriebenen Schichten (Zeiten, Besetzung, Löschungen) sammeln sich unter Schichtplan → Schichtplan Änderungsübersicht. Freigeber*innen bestätigen dort jede Änderung einzeln oder alle gefiltert auf einmal; bis dahin markiert die gelbe KW-Statuskachel die Woche als „nach Festschreibung geändert". Filter: alle/offene/bestätigte Änderungen, Gewerk, Personensuche, intern/extern. Die vollständige technische Spur liegt zusätzlich im Schichtverlauf.
- Arbeitszeitänderungsanfragen — Mitarbeiter*innen können Korrekturen ihrer Arbeitszeiten anfragen; die Planung bearbeitet diese unter Schichtplan → Arbeitszeitänderungsanfragen.
Festgeschriebene Schicht ändern
Eine nachträgliche Änderung kann notwendig sein, etwa bei Krankheit, Zeitverschiebung oder Personaltausch. Artwork verhindert sie nicht pauschal, kennzeichnet aber den betroffenen Stand und benachrichtigt beziehungsweise protokolliert die Änderung. Dadurch bleibt der operative Plan handlungsfähig, ohne die Verbindlichkeit der ursprünglichen Freigabe zu verlieren.
Die Festschreibung einer einzelnen Schicht kann auch gezielt aufgehoben werden. Nutze das nur, wenn die Schicht wieder in die normale Bearbeitung zurückkehren soll; für eine kleine, nachvollziehbare Korrektur ist die Änderungsübersicht häufig der passendere Weg.
Benachrichtigungen
Die Benachrichtigungsgruppe „Schichtplanung" hält alle auf dem Laufenden. Die wichtigsten Auslöser:
| Empfänger*in | Benachrichtigt, wenn … |
|---|---|
| Mitarbeiter*in | sie einer Schicht zugeteilt oder daraus entfernt wird (mit Qualifikation) |
| Mitarbeiter*in | ihr Dienstplan festgeschrieben wird |
| Planer*in | eine Schicht mit Verfügbarkeit oder Urlaub einer Person kollidiert |
| Planer*in | eine Arbeitszeitregel verletzt wird |
| Planer*in | eine Schicht n Tage vor Beginn noch nicht voll besetzt ist (Erinnerung je Gewerk einstellbar) |
| Freigeber*in | eine neue Festschreibungsanfrage zur Prüfung vorliegt |
| Planer*in | ihre Anfrage freigegeben oder abgelehnt wurde (inkl. Kommentar bzw. Begründung) |
Häufigkeit und Kanäle stellt jede*r in den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen ein.