Persönlicher Einsatzplan & Arbeitszeiten

Der persönliche Einsatzplan ist die Sicht der einzelnen Mitarbeiter*innen auf ihre geplanten und geleisteten Zeiten. Hier werden nicht nur Schichten angezeigt: Auch individuelle Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten, Urlaub, Tagesdienste, Ausgleichstage und Arbeitszeitänderungsanfragen gehören zum persönlichen Plan.

Mein Einsatzplan

Unter Schichtplan → Mein Einsatzplan siehst du deine eigenen Dienste im gewählten Zeitraum. Festgeschriebene Schichten sind der verbindliche Stand; noch nicht festgeschriebene Einträge können sich während der Planung ändern.

Prüfe bei jedem Dienst:

• Datum, Beginn, Ende und Pause,
• Raum, Projekt und gegebenenfalls den zugehörigen Termin,
• Gewerk und vorgesehene Aufgabe beziehungsweise Qualifikation,
• Hinweise der Planung,
• ob die Schicht bereits festgeschrieben ist.

Je nach Berechtigung kannst du den persönlichen Einsatzplan zusätzlich als Kalender abonnieren. Wie sich alle oder nur festgeschriebene Schichten im Feed anzeigen lassen, erklärt Exporte & Kalender-Abo.

Der Personentag im Dienstplan

Planer*innen öffnen einen Tag einer Person direkt aus der Personalübersicht. Das Detailfenster führt alle Informationen dieses Tages zusammen:

• geplante Schichten,
• individuelle Arbeitszeiten,
• Verfügbarkeit oder Abwesenheit,
• Tagesdienste,
• erkannte Arbeitszeitverstöße,
• gewährte Ausgleichstage,
• Tageskommentar und Änderungsanfragen.

Damit ist sichtbar, ob eine scheinbar freie Zeit tatsächlich verfügbar ist. Eine Person kann beispielsweise keine Schicht haben, aber durch Urlaub, eine individuelle Arbeitszeit oder einen Ausgleichstag bereits gebunden sein.

Individuelle Arbeitszeiten

Eine individuelle Arbeitszeit erfasst Arbeit, die nicht als Schicht geplant wird – zum Beispiel Büroarbeit, Vorbereitung, Besprechungen oder eine regelmäßige interne Aufgabe. Sie kann ganztägig oder mit Beginn, Ende und Pause angelegt werden.

Beim Speichern berücksichtigt Artwork die hinterlegten Pausenregeln. Prüfe trotzdem, ob Beginn, Ende und Pause der tatsächlich vorgesehenen Zeit entsprechen: Individuelle Zeiten fließen in Arbeitszeitkonten und die Prüfung von Ruhe- und Höchstarbeitszeiten ein.

Wiederkehrende individuelle Zeiten

Für wiederkehrende Tätigkeiten kannst du eine Serie anlegen. Eine Serie enthält:

• Bezeichnung,
• Start- und Enddatum des Serienzeitraums,
• ganztägig oder Beginn und Ende,
• Pause,
• Wiederholungsintervall,
• eine oder mehrere Personen.

Änderst du eine Serie, wird die Änderung auf ihre Einträge übertragen.

Verfügbarkeit und Abwesenheit

Verfügbarkeiten zeigen der Planung, wann eine Person eingesetzt werden kann. Abwesenheiten wie Urlaub machen Zeiträume sichtbar, in denen keine Einteilung erfolgen soll. Werden Verfügbarkeiten nachträglich geändert, obwohl bereits Schichten oder individuelle Zeiten bestehen, weist Artwork auf den Konflikt hin und kann – abhängig von Berechtigung und Situation – das Entfernen der betroffenen Einträge anbieten.

Eine Verfügbarkeit ersetzt keine Schicht: Sie sagt nur, ob eine Person grundsätzlich eingeplant werden kann. Die konkrete Arbeitszeit entsteht erst durch eine Schicht oder individuelle Arbeitszeit.

Tagesdienste

Ein Tagesdienst ist ein ganztägiger Marker, etwa für Bereitschaft, Bürodienst oder eine organisatorische Zuständigkeit. Er hat keine eigene Beginn- und Endzeit und ist deshalb nicht dasselbe wie eine Schicht. Tagesdienste werden zentral konfiguriert und anschließend am Personentag vergeben.

Eine Arbeitszeitänderung beantragen

Wenn die angezeigte Zeit nicht der tatsächlichen Arbeitszeit entspricht, sollte sie nicht stillschweigend über einen Kommentar korrigiert werden. Nutze die Arbeitszeitänderungsanfrage. Die Anfrage stellt den aktuellen Stand – Datum, Beginn, Ende, Raum, Unternehmen/Gewerk und verantwortliche Personen – der gewünschten neuen Beginn- und Endzeit gegenüber. Ein Kommentar erläutert den Grund.

Planer*innen bearbeiten die eingegangenen Anfragen zentral. Dadurch bleibt nachvollziehbar, was ursprünglich geplant war, welche Änderung gewünscht wurde und wie entschieden wurde.

Personalinformationen verstehen

Mit der entsprechenden Berechtigung öffnet die Planung die Personalinformationen einer Person. Die Bereiche zeigen:

Die sichtbaren Werte hängen von Vertrag, Berechtigungen und gewähltem Zeitraum ab. Bei unerwarteten Soll- oder Restwerten sollte deshalb zuerst der Gültigkeitszeitraum des Nutzervertrags geprüft werden.

Überstunden auszahlen

Wenn der Nutzervertrag eine aktive Auszahlungsregel enthält und die nötige Berechtigung vorliegt, können Überstunden als ausgezahlt dokumentiert werden. Erfasst werden Stunden, Minuten und ein Kommentar. Die Buchung erscheint im Überstundenverlauf und verändert den offenen Stand.

Eine Auszahlung ist keine Änderung einzelner Schichten. Falsche Arbeitszeiten sollten zunächst korrigiert werden; erst der danach verbleibende Saldo sollte ausgebucht werden.

Praktische Kontrollroutine

1. Neue oder geänderte Schichten auf Datum, Uhrzeit und Pause prüfen.
2. Festschreibungsstatus beachten.
3. Urlaub, Verfügbarkeit und individuelle Zeiten gegenprüfen.
4. Abweichungen über eine Änderungsanfrage melden.
5. Nach Korrektur Stundenkonto und gegebenenfalls Überstunden erneut prüfen.