Überblick
Was der Dienstplan ist und wie seine Bausteine zusammenspielen
Der Dienstplan (auch: Schichtplan) ist das Personalplanungsmodul von Artwork. Planer*innen definieren Schichten — Zeitblöcke, die eine bestimmte Anzahl Personen mit bestimmten Qualifikationen benötigen — und besetzen sie per Drag & Drop. Ist eine Woche fertig geplant, wird der Plan festgeschrieben: Die Schichten werden verbindlich und das eingeteilte Personal wird benachrichtigt.
Der Dienstplan verbindet dabei drei Perspektiven: Im oberen Raster plant die Disposition nach Termin, Raum und Gewerk; in der Personalübersicht wird die Auslastung einzelner Personen sichtbar; im persönlichen Einsatzplan sehen Mitarbeiter*innen nur ihre eigenen Dienste. Änderungen, Konflikte, Arbeitszeitregeln und Freigaben greifen auf dieselben Schichtdaten zu, sodass kein separater Plan abgeglichen werden muss.
Zentrale Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Schicht | Ein Zeitblock an einem bestimmten Tag mit Beginn/Ende, Pause, Gewerk und Personalbedarf. Schichten können eigenständig sein (an Raum und/oder Projekt gebunden) oder zu einem Termin gehören. |
| Gewerk | Eine Abteilung bzw. ein Gewerk (z. B. Ton, Licht, Bühne, Kostüm). Jede Schicht gehört zu genau einem Gewerk; Personen können nur in Gewerke eingeteilt werden, denen sie zugewiesen sind. |
| Qualifikation | Eine Funktion innerhalb einer Schicht (z. B. Meister, Mitarbeiter). Eine Schicht definiert, wie viele Personen sie je Qualifikation benötigt. |
| Mitarbeiter*in | Alle, die Schichten übernehmen können: interne Angestellte, Freelancer und externe Dienstleister. |
| Festschreiben | Das Sperren eines geplanten Zeitraums. Festgeschriebene Schichten zeigen ein Schloss-Symbol, Änderungen werden protokolliert, und das Personal erhält seinen finalen Dienstplan. |
Wie Schichten mit Terminen und Projekten zusammenhängen
Schichten werden im Kontext deines Hauses geplant:
- Eigenständige Schichten werden direkt im Dienstplan für einen Raum und/oder ein Projekt angelegt — typisch für Dienste, die nicht an einem einzelnen Termin hängen.
- Terminschichten gehören zu einem Kalendereintrag (Vorstellung, Probe, Aufbau) und erscheinen in dessen Karte. Sie lassen sich auch vom Schicht-Tab des Projekts aus planen.
Eine Schicht kann außerdem nur einem Projekt oder Raum zugeordnet sein, ohne an einem Kalendertermin zu hängen. Das ist nützlich für Bürozeiten, Bereitschaften, Wartung oder projektübergreifende Dienste. Die Zuordnung entscheidet, in welchen gefilterten und projektbezogenen Ansichten sie erscheint.
Von der Planung zum fertigen Dienstplan
Zeitraum und Kontext wählen. Plane hausweit oder grenze die Ansicht auf ein Projekt, bestimmte Räume, Termintypen oder Gewerke ein.
Schichtbedarf anlegen. Erstelle einzelne Schichten oder nutze Zeitvorgaben, Schichtvorlagen und Vorlagen-Gruppen für wiederkehrende Abläufe. Benötigte Qualifikationen und Personenzahlen machen offene Stellen sichtbar.
Personal einteilen. Ziehe verfügbare Personen auf die Schichten. Artwork prüft Qualifikationen, Überschneidungen, Verfügbarkeiten, Vertragsstunden und Arbeitszeitregeln.
Plan prüfen. Filtere auf nicht voll besetzte Schichten, kontrolliere Wochenstunden und Verstöße und nutze Tages- oder Listenansicht für die Detailprüfung.
Festschreiben oder Freigabe anfordern. Ein fertiger Zeitraum wird pro Kalenderwoche und Gewerk verbindlich. Das Personal erhält die Information; spätere Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Das Menü „Schichtplan"
In der Seitenleiste heißt das Modul Schichtplan. Seine Einträge:
| Menüpunkt | Inhalt |
|---|---|
| Dienstpläne | Die Hauptansicht — das Planungsraster (Die Dienstplan-Ansicht) |
| Dienstplan Listenansicht | Alle Schichten als flache Liste |
| Mein Einsatzplan | Der persönliche Plan jeders Mitarbeiterin |
| Arbeitszeitänderungsanfragen | Korrekturwünsche des Personals an erfassten Arbeitszeiten |
| Schichtplan Überprüfungsanfragen | Festschreibungsanfragen prüfen — nur bei aktivem Freigabe-Workflow, nur für Freigeber*innen |
| Schichtplan Änderungsübersicht | Änderungen nach Festschreibung bestätigen — nur bei aktivem Workflow |
| Angeforderte Dienstpläne | Eigene Festschreibungsanfragen und ihr Status — nur bei aktivem Workflow |
| Übersicht Ersatzfreie Tage | Dashboard der gewährten und offenen Ausgleichstage |
Die Seiten dieses Kapitels
Die Dienstplan-Ansicht
Die Hauptansicht: Navigation, Filter, Anzeigeoptionen, Tages- und Listenansicht.
Schichten anlegen
Schichten erstellen und bearbeiten, Personalbedarf definieren, Vorlagen nutzen.
Personal einteilen
Per Drag & Drop besetzen, Qualifikationen, Konflikte und Überbuchung.
Persönlicher Einsatzplan & Arbeitszeiten
Eigene Dienste, individuelle Zeiten, Verfügbarkeiten, Korrekturanfragen und Überstunden.
Regeln, Verstöße & Ausgleichstage
Arbeitszeitwarnungen prüfen, Verstöße bearbeiten und Ersatzfreizeit nachverfolgen.
Festschreiben & Freigabe
Den Plan verbindlich machen, der Dienstplanfreigabe-Workflow, Änderungsübersicht.
Exporte & Kalender-Abo
PDF- und Excel-Exporte, persönliches Kalender-Abonnement.
Schichteinstellungen
Gewerke, Qualifikationen, Verträge, Zeitvorgaben, Vorlagen, Regeln und Freigabe-Workflow einrichten.
Berechtigungen
Was du im Dienstplan tun kannst, hängt von deinen Berechtigungen ab (Namen wie in der Nutzerverwaltung):
| Berechtigung | Erlaubt |
|---|---|
| Schichtplan einsehen | Dienstpläne, Listenansicht und Exporte öffnen |
| Schichtplaner | Schichten anlegen, bearbeiten, löschen; Personal einteilen und entfernen |
| Dienstpläne festschreiben | Dienstpläne festschreiben bzw. bei aktivem Workflow eine Freigabe anfordern |
| Mein Einsatzplan sehen | Den eigenen Einsatzplan öffnen |
| Dienstplan-Kalender abonnieren | Den eigenen Dienstplan als Kalender-Feed (ICS) abonnieren |
| Schichteinstellungen einsehen und bearbeiten | Die Schichteinstellungen verwalten |
| Verfügbarkeiten manuell verwalten | Verfügbarkeiten anderer Personen pflegen |
| Personal-Infodaten im Dienstplan sehen | Das Info-Fenster mit Kennzahlen je Person öffnen |
| Stundenkonten im Dienstplan sehen | Arbeitszeitkonten und Wochenstunden aller Personen sehen |
| Überstunden auszahlen | Überstunden manuell ausbuchen |
Freigeber*innen sind keine Berechtigung
Wer Festschreibungsanfragen freigeben darf, wird nicht über eine Berechtigung gesteuert, sondern über die Nutzerliste des Dienstplanfreigabe-Workflows in den Schichteinstellungen.
Zusätzlich legt jedes Gewerk fest, wer welchen Mitarbeitertyp einteilen darf — siehe Schichteinstellungen.