Schichteinstellungen

Die gesamte globale Konfiguration des Schichtmoduls liegt unter System → Schichteinstellungen und ist in Tabs gegliedert:

Wegweiser durch die Einstellungen

Alle Stammdaten und Vorlagen werden auf dieser Seite erklärt. Der vollständige Bearbeitungsablauf für Warnungen und Ersatzfreizeit steht unter Arbeitszeitregeln, Verstöße & Ausgleichstage.

Freigabe-Workflow

Der Schalter Dienstplanfreigabe-Workflow aktiviert den zweistufigen Festschreibungsprozess aus Festschreiben & Freigabe. Darunter wählst du die Nutzerinnen aus, die Festschreibungsanfragen bestätigen dürfen („Wähle Nutzerinnen aus, die die Schicht-Commit-Anfragen bestätigen können") — diese Liste, nicht eine Berechtigung, bestimmt die Freigeberinnen. Ist der Workflow deaktiviert, schreiben berechtigte Planerinnen direkt fest; die Workflow-Seiten verschwinden dann aus dem Menü.

Gewerke

Gewerke sind das Rückgrat der Schichtplanung. Jedes Gewerk hat:

• Name, Kürzel und Farbe — Kürzel und Farbe identifizieren das Gewerk auf jeder Schichtkarte,
• die Liste seiner Mitarbeiter*innen (Angestellte, Freelancer, Dienstleister),
• je Mitarbeitertyp die Planer*innen, die diesen Typ einteilen dürfen — z. B. darf nur die Abteilungsleitung externe Dienstleister buchen,
• die im Gewerk verfügbaren Qualifikationen,
• optional das Kennzeichen universell einsetzbar: Personen eines solchen Gewerks dürfen in Schichten aller Gewerke eingeteilt werden,
• eine Erinnerungs-Einstellung je Gewerk: wie viele Tage vor Schichtbeginn die Planung über nicht voll besetzte Schichten benachrichtigt wird,
• Berechtigungen für die Inventarplanung („Inventar planbar von …").

Qualifikationen

Qualifikationen (z. B. Meister, Mitarbeiter, Fachkraft) haben je ein Symbol und ein Verfügbarkeits-Kennzeichen; die Option „bei neuen Schichten berücksichtigen" steuert, ob eine Qualifikation beim Anlegen einer Schicht standardmäßig vorgeschlagen wird. Globale Qualifikationen existieren gewerkübergreifend und können auf jeder Schicht zusätzlich gefordert werden. Ihre Qualifikationen erhalten Personen je Gewerk in ihren Profilen.

Damit Vorschläge stimmen, müssen Qualifikationen auf beiden Seiten gepflegt sein: als Bedarf in der Schicht und als Befähigung bei der Person.

Zeitvorgaben

Eine Zeitvorgabe speichert eine häufig verwendete Kombination aus Beginn, Ende und Pause, zum Beispiel „Frühdienst 08:00–16:30". Sie beschleunigt das Schichtformular, ohne Gewerk, Qualifikationen oder weitere Schichtdaten vorzugeben. Wenn mehr als nur die Zeit wiederkehrt, verwende eine Schichtvorlage.

Tagesdienste

Tagesdienste sind ganztägige Dienst-Marker (mit Symbol und Farbe), die an Tageszellen von Personen geheftet werden — z. B. Bürodienst oder Bereitschaft — ohne eine zeitlich definierte Schicht zu sein.

Arbeitszeitmuster & Nutzerverträge

Arbeitszeitmuster definieren wiederkehrende Wochenarbeitszeit-Schemata; Nutzerverträge hinterlegen Vertragsparameter pro Person (Wochenstunden etc.), aus denen sich die Stundensalden in der Personalübersicht speisen.

Vertragswerte sind außerdem die Grundlage für Arbeitszeitregeln, Urlaubsbetrachtung und Überstunden. Ändert sich ein Vertrag, sollte der Gültigkeitszeitraum sorgfältig gepflegt werden, damit vergangene und zukünftige Wochen mit den jeweils richtigen Sollstunden bewertet werden.

Schichtgruppen

Schichtgruppen verbinden zusammengehörige, bereits angelegte Schichten. Sie können als Tag auf Schichtkarten erscheinen und eine Warnung auslösen, wenn eine Person am selben Tag mehrfach in Schichten dieser Gruppe eingeteilt wird.

Vorlagen

Eine Schichtvorlage übernimmt wiederkehrende Angaben in eine neue Schicht. Die eingefügten Werte können vor dem Speichern angepasst werden; Vorlagen sind Ausgangspunkte und keine gesperrten Schichttypen. Verwende erkennbare Namen wie „Einlass Abend – Gästeservice" statt „Standard".

Schichtvorlagen-Gruppen bündeln mehrere Vorlagen zu einem Ablauf, etwa Aufbau, Veranstaltung und Abbau. Wird eine Gruppe gelöscht, bleiben ihre einzelnen Vorlagen erhalten. Die praktische Nutzung steht unter Schichten anlegen.

Schichtwarnungen — Regeln & Verstöße

Schichtwarnungen – Regeln definieren Arbeitszeitregeln (Ruhezeiten zwischen Schichten, maximale zusammenhängende Arbeitszeit, Mindestpausen …), die an bestimmte Verträge gebunden werden können. Einteilungen, die eine Regel verletzen, erscheinen unter Offene Verstöße — dort löst die Planung sie auf, dokumentiert manuelle Verstöße oder gewährt Ausgleichstage („ersatzfreie Tage"). Ein eigenes Dashboard unter Schichtplan → Übersicht Ersatzfreie Tage verfolgt gewährte und offene Ausgleichstage.

Unterstützt werden Regeln für tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit, aufeinanderfolgende Arbeitstage sowie Ruhezeiten vor Arbeitstagen, Feiertagen und zwischen Schichtgruppen. Welche Regel für eine Person gilt, bestimmt ihr Nutzervertrag.

Mit Verstößen arbeiten

Ein Verstoß enthält die betroffene Person, den Zeitraum, die auslösende Regel und die beteiligten Arbeitszeiten. Die Planung kann:

• die Schichten oder individuellen Zeiten so ändern, dass die Regel wieder eingehalten wird,
• einen bewusst in Kauf genommenen Verstoß mit Begründung ignorieren,
• einen manuellen Verstoß ergänzen, wenn die Situation nicht automatisch erkannt wurde,
• einen oder mehrere Ausgleichstage mit Frist und Begründung vormerken.

Ein offener Ausgleichstag wird später einer konkreten freien Zeit zugeordnet. Dabei prüft Artwork, ob am gewählten Tag bereits Schichten oder besondere Tagesbedingungen bestehen, und bietet gegebenenfalls an, die Schichten zu entfernen. Halbe Ausgleichstage am Vor- oder Nachmittag werden ebenfalls unterstützt. Gewährung und Widerruf bleiben dokumentiert.

Persönliche Planungsdaten

Mehrere Einstellungen wirken nicht global, sondern werden pro Nutzerin gespeichert: offene Gewerke und Qualifikationsgruppen, Personensortierung, kompakte Ansicht, sichtbarer Zeitraum, Filter und Anzeigeoptionen. Zwei Planerinnen können daher mit unterschiedlichen Ausschnitten arbeiten, ohne den gemeinsamen Dienstplan zu verändern.

Weitere Schalter

• Nach Vornamen sortieren — Sortierung der Personen im gesamten Dienstplan
• Kalender-Abo zeigt alle Schichten — ob der ICS-Feed alle oder nur festgeschriebene Schichten enthält
• Überbuchung erlauben — ob mehr Personen eingeteilt werden dürfen, als eine Schicht benötigt
• Warnung bei Mehrfacheinteilung — ob beim Einteilen einer bereits verplanten Person gewarnt wird
• Schichtrelevante Terminarten — welche Terminarten standardmäßig für die Schichtplanung angeboten werden (pro Projekt überschreibbar)

Empfohlene Einrichtungsreihenfolge