Personal einteilen
Schichten per Drag & Drop besetzen, Qualifikationen, Konflikte und Überbuchung
Die Besetzung läuft per Drag & Drop: Person aus der Personalübersicht unten greifen und auf eine Schichtkarte im Raster ziehen.
Eine Schichtkarte lesen
Eine eigenständige Schichtkarte zeigt Gewerk-Kürzel, Zeit und Besetzung —
hier TO 10:00 – 18:00 (1/3): eine von drei benötigten Positionen ist
besetzt. Der Status-Punkt fasst den Stand zusammen:
| Punkt | Bedeutung |
|---|---|
| 🔴 rot | Noch niemand eingeteilt |
| 🟡 gelb | Teilweise besetzt |
| 🟢 grün | Voll besetzt |
| 🟠 orange | Überbucht |
Mit aktivierter Option Qualifikationen einblenden listet die Karte
zusätzlich jede Qualifikation mit eigenem besetzt/benötigt-Zähler — du
siehst also genau, welche Funktion noch offen ist.
Wer eingeteilt werden kann
In der Personalübersicht erscheinen drei Typen: interne Angestellte, Freelancer (gestrichelter Rahmen) und Dienstleister. Einteilbar in eine Schicht ist, wer:
- im Profil als „darf in Schichten eingeteilt werden" markiert ist,
- dem Gewerk der Schicht zugewiesen ist (oder das Gewerk ist universell einsetzbar),
- eine Qualifikation besitzt, die die Schicht noch benötigt.
Und du als Planer*in musst diesen Mitarbeitertyp für dieses Gewerk einteilen dürfen — jedes Gewerk legt fest, wer Angestellte, Freelancer und Dienstleister zuweisen darf (siehe Schichteinstellungen).
Drag & Drop
Ziehe die Person auf die Schichtkarte. Ist genau ein Qualifikations-Platz offen, wird sie sofort eingeteilt. Sind mehrere ihrer Qualifikationen offen, fragt Artwork nach, welche Funktion sie übernimmt:
Nach der Einteilung aktualisiert die Karte ihre Zähler, die Tageszelle der Person in der Personalübersicht zeigt den neuen Einsatz, und ihr Wochensaldo passt sich an. Bei Wiederholungsschichten wählst du zusätzlich, ob die Person nur diese oder alle folgenden Schichten der Serie übernimmt.
Bereits eingeteilte Personen lassen sich über die Schicht oder ihre Tageszelle wieder entfernen. Für einen ganzen Tag kann die Planung alle Zuordnungen einer Person gesammelt prüfen und bei Bedarf entfernen. Wer welche Änderung vorgenommen hat, bleibt im Schichtverlauf nachvollziehbar.
Warum manche Drops abgelehnt werden
Ein Drop wird mit einer Meldung abgewiesen, wenn die Person bereits in einer überschneidenden Schicht eingeteilt ist, keine Funktion in diesem Gewerk hat oder keine passende Position mehr offen ist. Das hält den Plan konsistent — ein Blick auf die Tageszeile der Person oder die Qualifikations-Zähler der Schicht zeigt, woran es liegt.
Konflikte und Warnungen
Artwork prüft Einteilungen laufend gegen:
- Verfügbarkeiten — Mitarbeiter*innen pflegen Verfügbarkeiten und Urlaub; wird jemand trotz Abwesenheit eingeteilt, markiert das die Schicht mit einem Konflikt und benachrichtigt die Planung.
- Überschneidende Schichten — Kollisionen mit anderen Einsätzen der Person werden raum- und projektübergreifend erkannt.
- Arbeitszeitregeln — konfigurierbare gesetzliche Regeln (Ruhezeiten zwischen Schichten, maximale Arbeitszeit, Mindestpausen) erzeugen Verstöße, die Planer*innen prüfen, auflösen oder mit Begründung bewusst ignorieren. Regeln und offene Verstöße werden in den Schichteinstellungen verwaltet. Ausgleichstage können von dort gewährt werden, wenn Mehrarbeit in Freizeit abgegolten wird.
Warnungen sind bewusst von harten Sperren zu unterscheiden. Eine fehlende Qualifikation oder nicht verfügbare Position verhindert die Einteilung. Eine Arbeitszeitregel kann — abhängig von ihrer Konfiguration — als prüfbarer Verstoß erscheinen, den eine berechtigte Person mit Begründung ignoriert oder durch einen Ausgleichstag bearbeitet. So bleiben begründete Ausnahmeentscheidungen möglich und zugleich dokumentiert.
Verfügbarkeiten und Abwesenheiten
In der Tageszelle erkennst du, ob eine Person verfügbar, eingeschränkt verfügbar, im Urlaub oder anderweitig abwesend ist. Berechtigte Planer*innen können Verfügbarkeiten manuell pflegen. Wird der Status eines Tages nachträglich geändert, kann Artwork anbieten, vorhandene Schichten und individuelle Zeiten dieses Tages gleich mit zu entfernen. Vor der Bestätigung werden die betroffenen Einträge angezeigt.
Individuelle Zeiten und Tagesdienste
Nicht jede Arbeitszeit ist eine Schicht:
- Individuelle Zeiten haben Titel, Beginn, Ende und Pause oder gelten ganztägig. Serien können etwa regelmäßige Bürozeiten oder Trainings für mehrere Personen abbilden.
- Tagesdienste sind ganztägige organisatorische Marker wie Bereitschaft oder Bürodienst. Sie werden direkt auf die Tageszelle gesetzt und besitzen keine eigene Start- und Endzeit.
Beide Informationen geben der Planung ein vollständigeres Bild, bevor eine weitere Schicht zugeteilt wird.
Überbuchung
Ist die Instanz-Einstellung Überbuchung erlauben aktiv, dürfen mehr Personen eingeteilt werden als benötigt — die Karte zeigt dann den orangen Überbucht-Status. Andernfalls lehnen volle Schichten weitere Drops ab.
Hervorheben-Modus
Der Glühbirnen-Schalter in der Personalübersicht aktiviert den Hervorheben-Modus: Klicke eine Schicht an, und alle eingeteilten Personen leuchten in der Übersicht auf (und umgekehrt). In großen Plänen der schnellste Weg zu sehen, wer wozu gehört.
In der kompakten Ansicht benötigt die Personalübersicht weniger Höhe. Zusammen mit Gewerk-Filter, Sortierung und eingeklappten Gruppen lässt sich damit auch ein großer Personalkreis gezielt auf die aktuell benötigten Mitarbeiter*innen reduzieren.