Arbeitszeitregeln, Verstöße & Ausgleichstage
Warnungen verstehen, Verstöße bearbeiten und Ersatzfreizeiten dokumentieren
Artwork prüft Schichten und individuelle Arbeitszeiten gegen die im Haus definierten Arbeitszeitregeln. Die Warnungen unterstützen die Planung, ersetzen aber nicht die fachliche oder rechtliche Bewertung. Welche Regel für eine Person gilt, ergibt sich aus ihrem Nutzervertrag.
Welche Regeln können geprüft werden?
Je nach Konfiguration stehen unter anderem diese Regelarten zur Verfügung:
| Regelart | Was Artwork prüft |
|---|---|
| Maximale Arbeitszeit an einem Tag | Summe der anrechenbaren Arbeitszeiten eines Kalendertags |
| Maximale aufeinanderfolgende Arbeitstage | Anzahl der Arbeitstage ohne ausreichenden freien Tag dazwischen |
| Maximale Wochenarbeitszeit | Summe der anrechenbaren Zeiten innerhalb einer Woche |
| Ruhezeit vor einem Arbeitstag | Abstand zwischen dem Ende einer vorherigen Arbeitszeit und dem nächsten Arbeitstag |
| Ruhezeit vor einem Feiertag | Erforderlicher Abstand in der besonderen Feiertagssituation |
| Ruhezeit zwischen Schichtgruppen | Mindestabstand zwischen entsprechend gekennzeichneten Schichten |
Eine Regel hat einen Namen, eine Beschreibung, einen Grenzwert, eine Warnfarbe und einen Aktivstatus. Zusätzlich können Vorgaben für Anzahl und Frist von Ausgleichstagen hinterlegt sein. So lässt sich ein Regelhinweis an die betrieblichen Vereinbarungen anpassen.
Warum Personen unterschiedlich bewertet werden können
Regeln werden Nutzerverträgen zugeordnet. Zwei Personen in derselben Schicht können deshalb unterschiedliche Hinweise erhalten – etwa wegen abweichender Verträge oder Gültigkeitszeiträume. Fehlt ein erwarteter Hinweis, prüfe:
- Ist die Regel aktiv?
- Ist sie dem richtigen Nutzervertrag zugeordnet?
- Gilt der Vertrag am betroffenen Datum?
- Sind alle Schichten, Pausen und individuellen Arbeitszeiten vollständig?
Warnung beim Einteilen
Während der Einteilung zeigt Artwork Konflikte möglichst früh an. Dazu gehören neben Arbeitszeitregeln auch Überschneidungen, fehlende Qualifikationen, Abwesenheiten oder Mehrfacheinteilungen. Je nach Einstellung kann die Planung eine Einteilung trotzdem fortsetzen. Das bedeutet nur, dass der Vorgang technisch möglich ist – nicht, dass der Konflikt fachlich gelöst ist.
Offene Verstöße bearbeiten
Ein Verstoß führt betroffene Person, Zeitraum, Regel und beteiligte Arbeitszeiten zusammen. Unter Offene Verstöße kann die Planung:
- Schichten oder individuelle Zeiten korrigieren,
- einen bewusst akzeptierten Verstoß mit Begründung ignorieren,
- einen nicht automatisch erkannten Fall manuell erfassen,
- einen Anspruch auf einen oder mehrere Ausgleichstage mit Frist und Begründung vormerken.
Ignorieren bleibt eine dokumentierte Entscheidung
Ein ignorierter Verstoß verschwindet aus der offenen Bearbeitung, wird aber nicht zu einer regelkonformen Planung. Verwende eine konkrete Begründung, damit die Entscheidung später verständlich bleibt.
Empfohlene Reihenfolge
Ausgleichstage: Anspruch und tatsächliche Freizeit
Der vorgemerkte Anspruch und der tatsächlich gewährte freie Zeitraum sind zwei getrennte Schritte. In der Übersicht Ersatzfreie Tage siehst du, welche Ansprüche noch offen, bereits verplant oder erledigt sind und welche Fristen näher rücken.
Ein Ausgleich kann als ganzer Tag oder – am Vor- beziehungsweise Nachmittag – als halber Tag gewährt werden. Beim gewählten Datum prüft Artwork, ob dort bereits Schichten oder besondere Tagesbedingungen vorliegen. Bestehende Schichten können nach Bestätigung entfernt werden; alternativ sollte ein anderer Tag gewählt werden.
Entfernte Schichten prüfen
Wird ein Ausgleichstag trotz vorhandener Einteilung gewährt und werden die Schichten entfernt, entsteht möglicherweise neuer Personalbedarf. Prüfe anschließend die betroffenen Schichten und informiere die Beteiligten.
Eine Gewährung kann widerrufen werden. Der Verlauf bleibt dadurch nachvollziehbar; der zugrunde liegende Anspruch muss anschließend erneut bewertet beziehungsweise verplant werden.
Feiertage und besondere Ausgleichsfälle
Für Verstöße im Zusammenhang mit Feiertagen kann Artwork einen besonderen Feiertagsausgleich kennzeichnen. Feiertage müssen dazu in den Termin-Einstellungen korrekt gepflegt sein. Prüfe zusätzlich, ob die zugrunde liegende Regel und der Vertrag am Feiertag gültig waren.
Zuständigkeiten in der Praxis
| Rolle | Typische Aufgabe |
|---|---|
| Administration/Personalverantwortung | Regeln, Grenzwerte und Vertragszuordnung pflegen |
| Schichtplanung | Warnungen bei der Einteilung prüfen und Arbeitszeiten korrigieren |
| Freigabe/Leitung | Bewusste Abweichungen und Begründungen nachvollziehen |
| Personalverwaltung | Ausgleichsansprüche, Fristen und tatsächliche freie Tage verfolgen |
| Mitarbeiter*in | Eigenen Einsatzplan prüfen und falsche Zeiten melden |
Vor dem Abschluss eines Zeitraums
- Sind alle offenen Verstöße bearbeitet oder begründet?
- Haben manuelle Verstöße eine aussagekräftige Beschreibung?
- Sind Ausgleichsansprüche und Fristen vollständig?
- Wurden gewährte freie Tage auf bestehende Schichten geprüft?
- Sind Änderungen nach dem Festschreiben im Freigabeprozess angekommen?