Überblick
Wie Inventarkatalog, Artikeldisposition und Materialausgaben zusammenspielen
Das Inventarsystem verbindet den Artikelstamm mit der zeitlichen Disposition. Es beantwortet drei unterschiedliche Fragen:
- Was besitzen wir? – Artikel, Mengen, Status, Eigenschaften und Einzelinventar im Inventarkatalog.
- Wann ist es verfügbar? – interne und externe Reservierungen in der Artikeldisposition.
- Für wen oder welches Projekt wurde es ausgegeben? – interne Materialausgaben und externe Leihscheine.
Eine Materialausgabe reduziert nicht den eingetragenen Gesamtbestand. Sie belegt die gewählte Menge für ihren Zeitraum. Dadurch kann derselbe Artikel vor und nach der Ausgabe erneut geplant werden, während Überschneidungen als Überbuchung sichtbar werden.
Das Menü „Inventarsystem"
| Menüpunkt | Aufgabe |
|---|---|
| Inventar | Artikel suchen, filtern, ansehen, anlegen und bearbeiten |
| Artikeldisposition | Verfügbare Mengen pro Tag prüfen und Materialausgaben im Zeitstrahl erkennen |
| Materialausgaben | Interne Projektausgaben und externe Leihscheine anlegen, bearbeiten und zurückverfolgen |
Unter System kommen zwei Verwaltungsbereiche hinzu:
- Inventar für Kategorien, Eigenschaften, Status, Tags und globale Darstellungsregeln,
- Material-Sets für wiederverwendbare Artikelzusammenstellungen.
Zentrale Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Artikel | Eine Materialart mit gemeinsamer Beschreibung und Gesamtmenge, z. B. „Funkstrecke Modell X". |
| Einzelinventarfähig | Jedes reale Exemplar kann eigene Eigenschaften, einen Status und eine Inventarnummer erhalten. |
| Status | Unterteilt Bestand nach Zustand oder Verwendbarkeit, etwa einsatzbereit, fest verbaut oder ausgesondert. |
| Eigenschaft | Konfiguriertes Datenfeld wie Kaufdatum, Leistung, Seriennummer, Datei, Raum oder Hersteller. |
| Materialausgabe | Zeitlich begrenzte Reservierung von Artikeln und freien Sonderartikeln. |
| Interne Ausgabe | Material für ein Projekt, einen Raum oder interne Verantwortliche. |
| Externe Ausgabe | Leihschein mit externer Empfängeradresse, Materialwert und Rückgabedaten. |
| Material-Set | Wiederverwendbare Liste von Artikeln und Standardmengen; noch keine Reservierung. |
| Produkt-Warenkorb | Persönliche Zwischensammlung, aus der direkt eine Materialausgabe entsteht. |
Typischer Ablauf
Stammdaten vorbereiten. Kategorien, Unterkategorien, Eigenschaften, Status und Tags müssen zur tatsächlichen Materialstruktur passen.
Artikel erfassen. Name, Beschreibung, Bilder, Menge, Kategorie und Eigenschaftswerte eintragen. Bei eindeutig identifizierbaren Geräten Einzelinventar verwenden.
Bedarf zusammenstellen. Artikel über Suche und Filter auswählen, einen Warenkorb, ein Material-Set oder eine vorhandene Ausgabe als Ausgangspunkt nutzen.
Material ausgeben. Zeitraum und Menge festlegen, Verfügbarkeit prüfen und die Ausgabe intern einem Projekt/Raum oder extern einer empfangenden Stelle zuordnen.
Disposition kontrollieren. Überbuchungen und parallele Ausgaben im Zeitstrahl prüfen und bei Änderungen die betroffenen Ausgaben anpassen.
Rückgabe und Verlauf dokumentieren. Rückgabeangaben, Schäden, Dateien und Änderungen nachvollziehbar halten.
Seiten dieses Kapitels
Inventarkatalog & Artikel
Suchen, filtern, Artikel anlegen, Mengen und Status pflegen, Einzelinventar und Warenkorb nutzen.
Artikeldisposition
Verfügbarkeit im Zeitstrahl lesen, interne und externe Ausgaben erkennen und Überbuchungen bearbeiten.
Materialausgaben
Interne Ausgaben und externe Leihscheine anlegen, Artikel auswählen, Rückgabe und Logbuch pflegen.
Inventar-Einstellungen
Kategorien, Eigenschaften, Status, Tags und Inventarnummern einrichten.
Material-Sets
Wiederkehrende Artikelzusammenstellungen vorbereiten und in Ausgaben verwenden.
Berechtigungen
| Berechtigung | Typische Wirkung |
|---|---|
| Inventar anlegen & bearbeiten | Artikel und ihre Daten pflegen |
| Inventar löschen | Artikel in den Papierkorb verschieben |
| Inventardisposition | Artikeldisposition und Materialausgaben verwalten |
| Inventareinstellungen verwalten | Kategorien, Eigenschaften, Status, Tags und Allgemeineinstellungen verwalten |
| Sets anlegen & bearbeiten | Material-Sets erstellen und ändern |
| Sets löschen | Material-Sets entfernen |
| Logbuch Materialausgaben einsehen | Den projektübergreifenden Änderungsverlauf öffnen |
Zusätzlich können einzelne Tags auf bestimmte Nutzer*innen oder Abteilungen beschränkt sein. Wer einen Artikel grundsätzlich bearbeiten darf, kann deshalb nicht automatisch jedes geschützte Tag vergeben oder entfernen.
Was ist keine Bestandsbuchhaltung?
Artwork plant Verfügbarkeit und dokumentiert Ausgaben. Eine Ausgabe erzeugt keinen Einkauf, keine Abschreibung und keinen buchhalterischen Lagerabgang. Statuswerte und Rückgabehinweise müssen bewusst gepflegt werden, wenn sich der reale Zustand eines Artikels ändert.