Inventarkatalog & Artikel

Unter Inventarsystem → Inventar findest du den gesamten Artikelkatalog. Die Ansicht kann als Bildraster oder als Tabelle genutzt werden. Kategorien und Unterkategorien strukturieren die Artikel; Status, Eigenschaften und Tags helfen beim gezielten Finden.

Artikel suchen und eingrenzen

Die Suchleiste durchsucht Artikel. Daneben wählst du, ob über alle Eigenschaften oder nur innerhalb einer bestimmten Eigenschaft gesucht werden soll. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn eine Zeichenfolge gezielt als Seriennummer und nicht im Artikelnamen vorkommen soll.

Weitere Eingrenzungen:

• Kategorie und Unterkategorie in der linken Navigation,
• Status-Schnellfilter mit Anzahl der passenden Artikel,
• konfigurierbare Eigenschaften mit Operatoren wie gleich, enthält, größer oder kleiner – abhängig vom Datentyp,
• Tags, nach Taggruppen geordnet,
• gespeicherte Filtervoreinstellungen.

Aktive Filter erscheinen als Chips. Wenn kein Treffer übrig bleibt, setze die Filter zurück, bevor du von einem fehlenden Artikel ausgehst.

Filtervoreinstellungen

Eine häufig verwendete Kombination aus Eigenschaften und Tags kann als Voreinstellung gespeichert werden. Benenne sie nach ihrem Zweck, etwa „Mobile Audiotechnik einsatzbereit". Je nach Freigabe kann eine Voreinstellung nur dir oder weiteren Nutzer*innen zur Verfügung stehen.

Raster- und Tabellenansicht

Die Rasteransicht eignet sich zum visuellen Finden über Artikelbilder. Die Tabellenansicht stellt Artikel einer Kategorie mit denselben Eigenschaftsspalten untereinander dar. Dort lassen sich technische Daten und Mengen schneller vergleichen. Persönlich kannst du Artikelbilder ausblenden, um mehr Einträge gleichzeitig zu sehen.

Einen Artikel anlegen

Welche Eigenschaften erscheinen und welche verpflichtend sind, hängt von den Inventareinstellungen ab. Ein Kategorienwechsel kann deshalb andere Felder einblenden.

Mengen und Status

Bei einem normalen Artikel wird eine Gesamtmenge erfasst und auf die konfigurierten Status verteilt. Die Summe der Statusmengen sollte der Gesamtmenge entsprechen. Für die zeitliche Disposition zählt der als einsatzbereit geführte Bestand.

Beispiel: Von zwölf Kabeln sind zehn einsatzbereit, eines defekt und eines ausgesondert. Für parallele Ausgaben stehen zunächst zehn zur Verfügung, nicht zwölf.

Einzelinventarfähige Artikel

Aktiviere Einzelinventarfähig, wenn jedes Exemplar getrennt identifiziert oder beschrieben werden muss, etwa Funkgeräte, Kameras oder Prüfgeräte. Für jedes Einzelstück können eigene Eigenschaften und ein eigener Status gepflegt werden. Je nach Systemeinstellung hat jedes Einzelstück immer die Menge 1.

Eigenschaften können dabei unterschiedlich wirken:

• artikelübergreifend – derselbe Wert gilt für alle Einzelstücke,
• individueller Wert – jedes Einzelstück braucht einen eigenen, beim Duplizieren nicht übernommenen Wert, beispielsweise eine Seriennummer.

Inventarnummern werden automatisch dargestellt und können mit einem zentralen Präfix erscheinen. Ob statt des Namens primär die Inventarnummer gezeigt wird, ist ebenfalls eine globale Einstellung.

Eigenschaften und Dateien

Je nach Konfiguration können Eigenschaften Text, Zahl, Datum, Jahr, Uhrzeit, Auswahl, Checkbox oder Datei enthalten. Besondere Felder verbinden einen Artikel mit einem Raum oder einem Hersteller aus dem CRM. Dateifelder eignen sich etwa für Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle oder Datenblätter.

Bilder und Tags

Mehrere Bilder können hochgeladen und eines als Hauptbild festgelegt werden. Tags ergänzen die feste Kategoriehierarchie um flexible Merkmale wie „Outdoor", „Nur Fachpersonal" oder „Prüfung fällig". Ein Schloss am Tag weist auf eingeschränkte Vergaberechte hin.

Artikel ansehen, bearbeiten und löschen

Das Artikeldetail zeigt Beschreibung, Inventarnummer, Kategorie, Statusmengen, Eigenschaften, Bilder und bei Einzelinventar die einzelnen Exemplare. Bearbeiten und Löschen erscheinen nur mit der jeweiligen Berechtigung.

Gelöschte Artikel landen im Papierkorb. Vor einer endgültigen Löschung muss geprüft werden, ob ältere Materialausgaben oder Auswertungen den Artikel noch benötigen.

Mit dem Produkt-Warenkorb arbeiten

Der Warenkorb ist eine persönliche Schnellsammlung:

Der Warenkorb reserviert noch nichts. Erst die gespeicherte Materialausgabe wirkt sich auf die Verfügbarkeit aus.

Kontrollliste für gute Artikeldaten

• Ist der Name eindeutig und ohne unnötige Abkürzungen verständlich?
• Stimmen Gesamtmenge und Statusmengen überein?
• Ist der einsatzbereite Bestand realistisch?
• Sind Seriennummern und andere eindeutige Werte als individuell konfiguriert?
• Gibt es ein brauchbares Hauptbild?
• Sind notwendige Dateien, Raum und Hersteller gepflegt?
• Helfen Tags wirklich bei Suche und Berechtigung oder duplizieren sie nur Kategorien?