Materialausgaben

Unter Inventarsystem → Materialausgaben verwaltest du zwei Arten der Materialbewegung:

• Interne Materialausgaben für Projekte, Räume und interne Verantwortliche,
• Externe Materialausgaben als Leihschein für Personen oder Organisationen außerhalb des Hauses.

Beide Arten reservieren Artikelmengen im angegebenen Zeitraum und erscheinen in der Artikeldisposition.

Die beiden Ausgabebücher

Die Tabs Materialausgabe-Buch und Externes Materialausgabe-Buch trennen interne und externe Vorgänge. Filter helfen nach Zeitraum, Projekt, Raum, Empfänger*in, Ausgabenamen oder enthaltenen Artikeln zu suchen. Für heute, diese Woche und diesen Monat stehen schnelle Zeiträume bereit.

Interne Materialausgabe anlegen

Eine interne Ausgabe enthält:

• Name,
• optionales Projekt und optionalen Raum,
• Start- und Enddatum, optional mit Uhrzeit,
• verantwortliche Nutzer*innen,
• Notiz,
• Inventarartikel mit Menge,
• freie Sonderartikel,
• Dateien.

Eine Ausgabe kann auch direkt im Materialausgabe-Baustein eines Projekts angelegt werden. Der Projektbezug und vorhandene Projektdaten stehen dort bereits als Ausgangspunkt bereit.

Artikel auswählen und Verfügbarkeit prüfen

Die linke Seite des Formulars sucht im freigegebenen Inventar; rechts stehen die ausgewählten Artikel und Mengen. Die Verfügbarkeit bezieht sich auf den gewählten Tag oder den ungünstigsten Stand innerhalb des gesamten Zeitraums. Über Details siehst du, welche anderen Ausgaben die Menge belegen.

Eine rot markierte Menge weist auf Überbuchung hin. Speichern kann je nach Konfiguration trotzdem möglich sein; die rote Markierung ist deshalb ein fachlicher Klärungsbedarf und keine automatische Lösung.

Material-Sets und vorhandene Ausgaben verwenden

Ein Material-Set fügt eine vorbereitete Artikelliste mit Standardmengen ein. Material aus anderer Ausgabe kopieren übernimmt Artikel und Mengen eines früheren Vorgangs. Bereits ausgewählte Artikel werden nicht unbemerkt dupliziert; kontrolliere dennoch die resultierenden Mengen.

Sets und Kopien sparen Eingabezeit, übernehmen aber nicht automatisch die Richtigkeit für den neuen Zeitraum. Verfügbarkeit, Projektbezug und Sonderartikel müssen neu geprüft werden.

Sonderartikel

Sonderartikel bilden Material ab, das nicht im Inventarkatalog angelegt ist, etwa Verbrauchsmaterial oder einmalig beschaffte Teile. Für jeden Eintrag können Name, Menge und Beschreibung erfasst werden. Die Markierung Sonderartikel erledigt zeigt, dass die freie Liste abgearbeitet wurde.

Sonderartikel fließen nicht in die automatische Bestandsverfügbarkeit ein. Wiederkehrendes oder mengenrelevantes Material sollte deshalb als regulärer Inventarartikel angelegt werden.

Externen Leihschein anlegen

Zusätzlich zu Artikeln und Sonderartikeln enthält eine externe Ausgabe:

• Name und Materialwert,
• Ausgabe- und Rückgabedatum,
• externer Name,
• E-Mail, Telefon und Adresse,
• ausgebende Person,
• Rückgabebemerkungen beziehungsweise Schäden,
• Dateien.

Der Materialwert dient der Dokumentation des Leihvorgangs und ersetzt keine Artikelbewertung im Inventarstamm. Das Rückgabedatum darf nicht vor dem Ausgabedatum liegen.

Rückgabe dokumentieren

Öffne den externen Leihschein und erfasse die Rückgabe. Schäden oder Abweichungen gehören in Mängel nach Rückgabe. Wenn sich dadurch der reale Artikelzustand ändert, aktualisiere zusätzlich den Status des betroffenen Artikels oder Einzelstücks im Katalog.

Dateien und Nachweise

An interne und externe Ausgaben lassen sich Dateien anhängen, etwa Packlisten, Übergabeprotokolle, Fotos oder unterschriebene Leihscheine. Beim Bearbeiten können vorhandene Dateien entfernt und neue ergänzt werden.

Logbuch

Mit der Berechtigung Logbuch Materialausgaben einsehen öffnet das Uhrsymbol den projektübergreifenden Änderungsverlauf. Filter grenzen nach Zeitraum und Vorgang ein. Der Zeitraum bezieht sich auf Ausgaben, deren Ausgabezeitraum den gewählten Bereich mindestens an einem Tag überschneidet.

Das Logbuch hilft bei der Nachverfolgung, ersetzt aber keine aussagekräftigen Namen, Verantwortlichkeiten und Rückgabehinweise im Vorgang selbst.

Vor dem Speichern

• Ist intern oder extern richtig gewählt?
• Stimmen Beginn, Ende und gegebenenfalls Uhrzeiten?
• Ist bei einer internen Ausgabe das richtige Projekt beziehungsweise der richtige Raum verknüpft?
• Sind Verantwortliche oder externe Kontaktdaten vollständig?
• Wurden Mengen über den ganzen Zeitraum geprüft?
• Sind Sonderartikel abgearbeitet und notwendige Dateien angehängt?
• Entsteht eine Überbuchung, die noch abgestimmt werden muss?