Inventar-Einstellungen
Kategorien, Eigenschaften, Status, Tags und Inventarnummern einrichten
Die globale Konfiguration liegt unter System → Inventar. Der eigenständige Menüpunkt System → Material-Sets wird unter Material-Sets beschrieben.
Wegweiser durch die Inventareinstellungen
| Tab | Wirkung für Anwender*innen |
|---|---|
| Allgemein | Mengenlogik des Einzelinventars und Darstellung von Inventarnummern |
| Kategorien & Unterkategorien | Navigation und fachliche Zuordnung der Artikel sowie die dort erwarteten Eigenschaften |
| Eigenschaften | Datenfelder, Filter, Tabellenspalten und Pflichtangaben im Artikelformular |
| Status | Zustandsaufteilung und Grundlage des einsatzbereiten Bestands |
| Tags | Flexible Merkmale, Filtergruppen und eingeschränkte Vergaberechte |
Zentrale Änderungen können bestehende Artikel betreffen. Teste eine Anpassung daher zuerst mit einem vorhandenen und einem neuen Artikel.
Allgemeine Einstellungen
Detaillierte Artikel immer mit Menge 1 sorgt dafür, dass jedes Einzelstück eines einzelinventarfähigen Artikels genau ein reales Exemplar darstellt. Die Menge kann dann am Einzelstück nicht verändert werden.
Für Inventarnummern lässt sich einstellen:
- ob bei Einzelstücken die Inventarnummer statt des Namens im Vordergrund steht,
- welches Anzeigepräfix vorangestellt wird, beispielsweise
INV-.
Das Präfix verändert nur die Darstellung, nicht die gespeicherte Nummer.
Kategorien und Unterkategorien
Kategorien bilden die erste Navigationsebene, Unterkategorien eine feinere Unterteilung. Einer Kategorie werden Eigenschaften zugeordnet, die ihre Artikel beschreiben sollen. Unterkategorien können die Struktur weiter präzisieren.
Eine Kategorie sollte einen langfristig stabilen Materialbereich abbilden, zum Beispiel Audio, Licht oder Möbel. Kurzlebige Merkmale wie „für Festival 2027" gehören eher in Tags.
Vor dem Löschen oder Umbauen einer verwendeten Kategorie prüfe, welche Artikel betroffen sind und ob ihre Eigenschaften danach noch verständlich bleiben.
Eigenschaften
Eigenschaften können diese Datentypen verwenden:
- Text und Zahl,
- Datum, Jahr, Uhrzeit oder Datum mit Uhrzeit,
- Checkbox,
- Auswahl mit vorgegebenen Werten,
- Datei,
- besondere Verknüpfungen zu Raum oder Hersteller.
Zusätzlich wird pro Eigenschaft festgelegt:
| Option | Auswirkung |
|---|---|
| Filterbar | Die Eigenschaft steht im Inventarfilter zur Verfügung. |
| In Artikelübersicht | Sie erscheint als Spalte beziehungsweise Information in der Übersicht. |
| Wert verpflichtend | Artikel dieser Kategorie können ohne Wert nicht vollständig gespeichert werden. |
| Artikelübergreifend | Bei Einzelinventar gilt derselbe Wert für alle Exemplare. |
| Individueller Wert | Wert wird beim Duplizieren nicht übernommen und nicht gesammelt bearbeitet. |
Die Reihenfolge der Eigenschaften lässt sich per Drag & Drop ändern und bestimmt ihre Darstellung. Verwende individueller Wert für Seriennummern oder andere eindeutige Kennzeichen.
Status
Status haben Name, Farbe und Reihenfolge. Sie teilen die Gesamtmenge eines Artikels nach Zustand auf. Mindestens ein Status sollte eindeutig den einsatzbereiten Bestand abbilden, da die Artikeldisposition daraus die verfügbare Grundmenge bildet.
Ändere Namen oder Bedeutung eines verwendeten Status nur nach Abstimmung: Die vorhandenen Mengen bleiben zugeordnet, können aber fachlich eine andere Bedeutung erhalten.
Tags und Taggruppen
Tags sind farbige, frei kombinierbare Merkmale. Taggruppen ordnen sie im Filter, etwa nach „Einsatzort", „Sicherheit" oder „Prüfstatus".
Für ein Tag kann die Bearbeitung und Verwendung auf ausgewählte Nutzer*innen und Abteilungen beschränkt werden. Das schützt sensible oder prozessrelevante Kennzeichnungen. Ein geschütztes Tag sollte deshalb einen klaren Eigentümer und eine verständliche Bedeutung haben.
Empfohlene Einrichtungsreihenfolge
- Status und Bedeutung des einsatzbereiten Bestands festlegen.
- Stabile Kategorien und Unterkategorien anlegen.
- Wiederverwendbare Eigenschaften mit passenden Datentypen definieren.
- Eigenschaften den Kategorien zuordnen und Pflichtfelder sparsam wählen.
- Taggruppen, Tags und gegebenenfalls Rechte einrichten.
- Inventarnummerndarstellung und Einzelmengenregel festlegen.
- Beispielartikel anlegen und Suche, Tabelle sowie Disposition prüfen.
- Erst danach häufige Ausstattungen als Material-Sets vorbereiten.