Terminüberprüfungen

Nicht jede*r darf jeden Raum einfach belegen — und manche Termintypen sollen grundsätzlich geprüft werden, bevor sie gelten. Beide Fälle laufen unter Kalender → Terminüberprüfungen zusammen: der Posteingang für eingehende Anfragen und die Übersicht Anfragen von mir gesendet.

Beide Anfragearten sehen ähnlich aus, beantworten aber unterschiedliche Fragen: Bei der Raumbelegung entscheidet die für den Raum verantwortliche Person. Bei der Terminüberprüfung entscheiden die am Termintyp hinterlegten Prüfer*innen über den Inhalt. Ein Termin kann daher bereits einen Raum haben und trotzdem noch auf seine fachliche Freigabe warten.

Wer darf direkt buchen?

Ob ein Termin sofort gilt oder erst angefragt wird, entscheidet sich pro Raum:

• Räume mit „Kann von jedem fest gebucht werden" stehen allen offen.
• Sonst buchen nur Raumadmins des Raums direkt — sowie Nutzer*innen mit der globalen Berechtigung Termine fest planen und Admins.
• Alle anderen mit Raumbelegungen anfragen (bzw. der Raum-Einstellung anfrageberechtigt) stellen eine Belegungsanfrage: Aus dem Speichern-Button des Terminformulars wird „Belegung anfragen", und der Termin erscheint schraffiert als angefragt im Kalender.

Raumadmins und Anfrageberechtigte werden pro Raum unter Zugriff auf Raum gepflegt (Raumverwaltung).

Raumbelegungsanfragen bearbeiten

Raumadmins sehen unter Terminüberprüfungen die offenen Anfragen ihrer Räume (Admins und Nutzer*innen mit Termine fest planen sehen alle). Pro Anfrage:

• Akzeptieren — die Belegung wird fest; im Termin-Dialog auch als „Optional zusagen" mit Vermerk möglich.
• Ablehnen — die Anfrage wird abgesagt.
• Belegung mit Raumänderung bestätigen — zusagen, aber in einem anderen Raum (der ursprüngliche Termin merkt sich den abgelehnten Raum).
• Ein Kommentar zur Belegung geht als Benachrichtigung an die anfragende Person.

Eine optionale Zusage eignet sich, wenn der Raum grundsätzlich reserviert, aber noch nicht endgültig bestätigt werden soll. Die gewählte Option und der Kommentar sind am Termin sichtbar. Wird mit einem anderen Raum bestätigt, bleibt der ursprünglich abgelehnte Raum als Hinweis erhalten; dadurch ist der Wechsel für die Beteiligten nachvollziehbar.

Mehrere Anfragen lassen sich per Mehrfachbearbeitung gesammelt zu- oder absagen.

Der Überprüfungs-Workflow für Termintypen

Unabhängig von Räumen kann jeder Termintyp einen Überprüfungsmodus haben:

Termine solcher Typen (und Termine aus dem Planungskalender) werden zur Überprüfung eingereicht — manuell über „Überprüfung anfordern" am Termin oder gesammelt über die Mehrfachbearbeitung. Die Prüfer*innen finden sie unter Terminüberprüfungen, gruppiert nach Termintyp, und genehmigen oder lehnen ab — eine Ablehnung erfordert eine Begründung, die an die anfragende Person zurückgeht. Bis zur Entscheidung gilt der Termin als ausstehend; eine noch offene Anfrage lässt sich zurückziehen.

Bei den Modi alle müssen bestätigen und mindestens eine Person muss bestätigen zeigt der Status, welche Rückmeldungen noch fehlen. Eine Genehmigung erfüllt nur die für den Typ konfigurierte Regel; sie ersetzt keine eventuell noch offene Raumbelegungsanfrage.

Anfragen von mir gesendet

Der zweite Bereich zeigt deine eigenen Raumbelegungsanfragen und Überprüfungsanfragen mit Status (angefragt, ausstehend, abgelehnt inkl. Begründung) — so weißt du jederzeit, was noch auf Entscheidung wartet.

Konflikte

Beim Auswählen des Raums im Terminformular zeigt Artwork live potenzielle Konflikte mit bestehenden Terminen an. Zusagen trotz Konflikt ist möglich — die Verantwortung liegt bei den Raumadmins. Die Filter freie Räume anzeigen und angrenzende Räume helfen, Ausweichräume zu finden.

Ein Konflikthinweis ist keine automatische Ablehnung. Er macht auf überlappende Belegungen aufmerksam, damit Raumadmin und anfragende Person bewusst entscheiden können. Vor einer Zusage sollten auch Untertermine, mehrtägige Belegungen und angrenzende Räume berücksichtigt werden.

Benachrichtigungen und Nachverfolgung

Neue Anfragen und Entscheidungen erscheinen in den persönlichen Benachrichtigungen. Kommentare und Ablehnungsgründe helfen, die nächste Änderung direkt auszuführen. Unter Anfragen von mir gesendet bleibt der Status auch dann auffindbar, wenn die Benachrichtigung bereits gelesen ist.