Überblick
Was Projekte in Artwork sind und wie das Modul aufgebaut ist
Projekte sind die zentrale Klammer in Artwork: eine Produktion, ein Konzert, eine Festival-Ausgabe oder eine Veranstaltungsreihe — mit eigenem Team, Terminen, Budget, To-do-Listen, Dokumenten und Schichten. Fast alles im System kann einem Projekt zugeordnet werden: Kalendereinträge, Schichten, Verträge, Finanzierungsquellen.
Ein Projekt ist damit mehr als eine digitale Projektmappe. Änderungen an einer Stelle wirken in den verbundenen Modulen weiter: Termine bilden den Projektzeitraum, Schichten erscheinen im Dienstplan, Budgetdaten können in Projektgruppen zusammenlaufen und Dokumente bleiben direkt bei der Produktion auffindbar. Für den Arbeitsalltag bedeutet das: Stammdaten werden nur einmal gepflegt und anschließend von Planung, Technik, Verwaltung und Kommunikation gemeinsam genutzt.
Zentrale Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Die Planungseinheit — von der einzelnen Veranstaltung bis zur ganzen Produktion. |
| Projektgruppe | Ein Projekt mit Gruppen-Kennzeichen, das andere Projekte bündelt (z. B. ein Festival mit seinen Einzelveranstaltungen). Budget-Spalten können über die Gruppe aggregiert werden. |
| Projektstatus | Frei definierbare Status mit Farbe (z. B. Idee, In Planung, Bestätigt, Abgesagt). Status können als „Planungsstatus" markiert sein — Termine solcher Projekte erscheinen dann als vorläufig. |
| Eigenschaften | Kategorie, Genre und Bereich — frei definierbare Attribute mit optionaler Haupt-Zuweisung, nach denen sich Projekte filtern lassen. |
| Tab | Eine Seite innerhalb der Projektansicht. Welche Tabs es gibt und was sie enthalten, ist frei konfigurierbar. |
| Baustein (Komponente) | Ein Inhaltselement in einem Tab — von Textfeldern über To-do-Listen bis zum kompletten Budget. |
Alles ist zusammensteckbar
Anders als die meisten Module ist die Projektansicht kein festes Layout: Administrator*innen bauen die Tabs aus Bausteinen zusammen — Standardbausteine wie Kalender, Budget, Schichten oder Kommentare, plus eigene Felder (Checkboxen, Texte, Auswahllisten, Links). Auch Sichtbarkeit und Schreibrechte werden pro Baustein vergeben. Wie deine Projektansicht aussieht, hängt also von der Konfiguration deines Hauses ab; diese Doku beschreibt die Standard-Tabs der Auslieferung.
Ein typischer Projektablauf
Projekt anlegen und einordnen. Name, Künstler*innen, Status, Eigenschaften, Projektleitung und gegebenenfalls Projektgruppe schaffen die gemeinsame Ausgangslage.
Team und Zugriffe festlegen. Im Projektteam wird entschieden, wer das Projekt sehen und bearbeiten darf, wer Budgetzugriff erhält und welche Projektrolle eine Person übernimmt.
Termine und Zeitraum planen. Termine werden einzeln im Kalender oder tabellarisch im Projekt angelegt. Relevante Termintypen bestimmen automatisch den Projektzeitraum.
Inhalte gemeinsam bearbeiten. Frei konfigurierbare Felder, Checklisten, Kommentare, Links, Dokumente, Verträge, Materialausgaben und Schichtangaben halten den aktuellen Arbeitsstand für alle Beteiligten zusammen.
Auswerten und weitergeben. Budget, BI-Kennzahlen, Projektverlauf, Excel-Exporte und frei gestaltete Projekt-PDFs unterstützen Controlling, Übergaben und Abschlussdokumentation.
Deine Ansicht kann anders aussehen
Artwork wird an die Abläufe des jeweiligen Hauses angepasst. Tab-Namen, Reihenfolge, Felder und sichtbare Funktionsblöcke können daher von den Beispielen dieser Dokumentation abweichen. Die Bedienlogik bleibt gleich.
Projektübersicht & Anlegen
Die Projektliste, Suche, Filter, Anpinnen — und neue Projekte oder Projektgruppen anlegen.
Die Projektansicht
Tabs, Team, To-do-Listen, Kommentare, Dokumente & Verträge, Drucken.
Terminplan im Projekt
Viele Projekttermine tabellarisch anlegen, gemeinsam bearbeiten und mit Kalender und Schichten verbinden.
Dokumente & weitere Projektdaten
Dokumente, Verträge, Anforderungen, Künstler*innenaufenthalte und Materialausgaben.
Projektbudget
Budgettabelle, Positionen, Verifizieren & Festschreiben, Vorlagen, Sage-Anbindung.
Business Intelligence
Besucher*innen, Tickets, Erlöse, Kapazitäten, Produktionsdaten, Snapshots und Excel-Export.
Projekteinstellungen
Kategorien, Genres, Bereiche, Projektstatus, Erstellungs-Einstellungen, Projektrollen.
Tabs & Bausteine
Die Projektansicht aus Bausteinen zusammensetzen — der Baukasten hinter den Tabs.
Berechtigungen
| Berechtigung | Erlaubt |
|---|---|
| Leserechte für alle Projekte | Alle Projekte einsehen (sonst nur die eigenen bzw. Team-Projekte) |
| Eigene Projekte anlegen & bearbeiten | Projekte erstellen und die eigenen bearbeiten |
| Schreibrechte für alle Projekte | Jedes Projekt bearbeiten |
| Löschrecht für alle Projekte | Jedes Projekt löschen |
| Projektleitung sein | Als Projektleitung eintragbar sein |
| Systemeinstellungen für Projekte definieren | Projekteinstellungen und den Tab-Baukasten verwalten |
Zusätzlich gibt es Rechte pro Projekt (Schreibzugriff, Löschrecht, Budgetzugriff — vergeben über das Projektteam) und Sichtbarkeiten pro Baustein.