Budget-Einstellungen
Standardspalten, Konten, Kostenstellen und wiederverwendbare Budgetstrukturen verwalten
Unter System → Budget werden gemeinsame Grundlagen für Projektbudgets gepflegt. Abhängig von deinen Rechten siehst du die Register Allgemein, Kontenverwaltung und Budgetvorlagen. Änderungen wirken auf neue Budgets oder auf die auswählbaren Stammdaten in bestehenden Projekten.
Weil diese Einstellungen unmittelbar die Budgetarbeit in Projekten steuern, findest du sie in diesem Handbuch direkt im Kapitel Projekte.
Allgemein: Namen der ersten Spalten
Im Register Allgemein legst du fest, wie die ersten drei Spalten neu erstellter Budgettabellen heißen. Trage für jede Spalte einen eindeutigen Namen ein und bestätige ihn mit dem Häkchen. Leere Namen können nicht gespeichert werden.
Wähle Bezeichnungen, die organisationsweit verstanden werden. Berücksichtige dabei auch Schnittstellen: Bei aktiver Sage-Anbindung können die ersten beiden Spalten als Sollkonto und Kostenstelle interpretiert und in den Tool-Einstellungen in ihrer Reihenfolge festgelegt werden.
Konten und Kostenstellen aktivieren
Mit dem globalen Schalter in der Kontenverwaltung bestimmst du, ob Konten und Kostenstellen in jedem Projektbudget als erste beziehungsweise zweite Spalte verwendet werden. Aktiviere diese Struktur nur, wenn die Stammdaten gepflegt sind und der Budgetprozess sie tatsächlich voraussetzt.
Ein Konto besteht aus:
- Kontonummer,
- Beschreibung,
- Kennzeichnung als Aufwands- oder Erlöskonto.
Eine Kostenstelle besteht aus Nummer und Beschreibung. Beide Listen lassen sich durchsuchen, ergänzen und direkt bearbeiten. Nummer und Beschreibung müssen sinnvoll gefüllt sein; Beschreibungen sind auf 255 Zeichen begrenzt.
Konten und Kostenstellen löschen
Beim Löschen fragt Artwork nach einer Bestätigung. Gelöschte Konten und Kostenstellen erscheinen in den entsprechenden Registern des Papierkorbs, sofern du darauf zugreifen darfst. Dort können sie wiederhergestellt oder endgültig entfernt werden.
Verwendung vor dem Löschen prüfen
Ein Stammdateneintrag kann in mehreren Projektbudgets verwendet werden. Kläre vor dem Löschen, ob historische Zuordnungen, Importe oder Auswertungen davon abhängen. Eine Umbenennung ist sinnvoller, wenn lediglich die Bezeichnung korrigiert werden soll.
Budgetvorlagen
Budgetvorlagen speichern eine wiederverwendbare Tabellenstruktur mit Spalten, Haupt- und Unterpositionen, Zeilen sowie vorhandenen Berechnungen und Kommentaren. Sie helfen, neue Projekte mit einer einheitlichen Kalkulation zu beginnen.
Im Register Budgetvorlagen kannst du Vorlagen suchen, auf- und zuklappen und mit den bekannten Budgetwerkzeugen bearbeiten. Eine Vorlage entsteht aus einer bestehenden Budgettabelle, wenn diese mit einem Vorlagennamen als Vorlage gespeichert wird.
Bei der Vorlagenerstellung und -verwendung gelten wichtige Grenzen:
- Schnittstellenspalten vom Typ Sage werden nicht als normale Vorlagenspalten kopiert.
- Verknüpfungen zu konkreten Finanzierungsquellen werden nicht übernommen.
- Beim Anwenden einer Vorlage auf ein Projekt wird dessen bisherige Budgetstruktur ersetzt.
Vorlage ersetzt das Projektbudget
Prüfe vor dem Anwenden einer Vorlage, ob im Projekt bereits benötigte Budgetpositionen, Kommentare, Berechnungen, Zuordnungen oder importierte Daten liegen. Das Ersetzen ist keine bloße Ergänzung einzelner Zeilen.
Empfohlener Pflegeablauf
Die tägliche Arbeit mit Positionen, Berechnungen, Kommentaren, Freigaben, Finanzierungsquellen und Exporten ist unter Budget im Projekt beschrieben.