Zusammenarbeit

In der Detailansicht bündelt der seitliche Bereich alle Informationen, die für die laufende Bearbeitung einer Finanzierungsquelle wichtig sind. Die einzelnen Abschnitte lassen sich auf- und zuklappen.

Freigaben und Verantwortlichkeiten

Unter Freigaben werden zwei Rollen getrennt dargestellt:

Über das Bearbeiten-Symbol suchst du weitere berechtigte Nutzer*innen, entfernst bestehende Freigaben oder aktivierst Verantwortlich und Schreib- und Löschrecht pro Person. Beide Kennzeichnungen können für eine Person gesetzt werden. Verantwortliche werden in der Übersicht gesondert angezeigt.

Die Suche bietet nur Nutzer*innen an, die grundsätzlich zur Arbeit mit Finanzierungsquellen berechtigt sind. Eine globale Berechtigung oder Administration kann unabhängig von der individuellen Liste Zugriff geben.

Aufgaben an einer Quelle

Unter Aufgaben kannst du konkrete Arbeitsschritte festhalten, zum Beispiel „Zwischennachweis einreichen“ oder „Verwendungsnachweis prüfen“. Eine Aufgabe enthält:

• einen Titel,
• ein Fälligkeitsdatum und eine Uhrzeit,
• optional einen Kommentar,
• eine oder mehrere zuständige Personen.

Offene und erledigte Aufgaben bleiben an der Quelle sichtbar. Berechtigte Personen haken Aufgaben direkt ab; überfällige, noch offene Aufgaben werden hervorgehoben. In der Übersicht der Finanzierungsquellen kannst du gezielt nach Quellen mit offenen Aufgaben filtern.

Zugewiesene Aufgaben erscheinen außerdem im persönlichen Bereich Meine To-dos.

Erinnerungen an Ablauf und Restbudget

Beim Anlegen einer einzelnen Finanzierungsquelle kannst du zwei Arten von Erinnerungen aktivieren:

Vor Ablauf erinnern

Trage ein, wie viele Tage vor Ende der Quelle erinnert werden soll. Mehrere Zeitpunkte sind möglich, beispielsweise 90, 30 und 7 Tage vorher. Dafür muss ein passendes Enddatum gepflegt sein.

Bei Restbudget-Schwelle erinnern

Lege einen oder mehrere Prozentwerte fest. Sobald nur noch der entsprechende Anteil der Quelle verfügbar ist, kann Artwork eine Schwellenbenachrichtigung auslösen. Ein Beispiel: Bei 20 Prozent wird gewarnt, wenn nur noch ein Fünftel des Ausgangsvolumens verbleibt.

In der Detailansicht weisen Ablaufwarnung gesendet und Schwelle erreicht darauf hin, dass eine konfigurierte Bedingung ausgelöst wurde. Verwende mehrere Schwellen, wenn unterschiedliche Eskalationsstufen sinnvoll sind.

Dokumente ablegen

Im Abschnitt Dokumente kannst du Unterlagen direkt an der Quelle speichern, etwa Förderbescheide, Nebenbestimmungen, Kostenpläne oder Nachweise. Berechtigte Personen können Dateien hochladen, herunterladen, umbenennen beziehungsweise bearbeiten und löschen.

Wähle sprechende Dateinamen und halte unterschiedliche Fassungen eindeutig auseinander. Die Ablage an der Finanzierungsquelle eignet sich für quellenbezogene Unterlagen; projektspezifische Dokumente sollten weiterhin im jeweiligen Projekt abgelegt werden.

Historie nachvollziehen

Über Historie ansehen in der Kopfzeile öffnest du den Änderungsverlauf. Auch die Listenansicht zeigt die letzte Änderung mit Zeitpunkt und Person, soweit vorhanden. Nutze die Historie zur Klärung, wenn Stammdaten oder Zuordnungen anders aussehen als erwartet; sie ersetzt jedoch keine fachliche Prüfung der Originalunterlagen.

Empfohlene Arbeitsteilung

• Benenne mindestens eine verantwortliche Person je Quelle.
• Vergib Schreibzugriff nur an Personen, die Daten tatsächlich pflegen.
• Nutze Aufgaben für konkrete Termine und Erinnerungen für automatische Warnpunkte am Zeitraum oder Restbudget.
• Lege Förderunterlagen an der Quelle und projektspezifische Belege im Projekt ab.
• Prüfe Kategorien und Projektfreigaben regelmäßig, besonders bei kopierten oder neu gruppierten Quellen.