Konten & Einladungen
Interne Nutzer*innen einladen, finden, registrieren und verwalten
Nutzer*innen finden und sortieren
Der Reiter Nutzer*innen zeigt Name, E-Mail-Adresse, Position und Teamzugehörigkeiten. Ein Klick auf eine Person öffnet ihr Profil – abhängig von deinen Rechten zunächst im persönlichen Einsatzplan oder in den persönlichen Daten.
Die Suche berücksichtigt die eingegebene Personensuche. Über Sortieren legst du die Reihenfolge fest; Zurücksetzen entfernt deine gespeicherte Sortierung. Artwork merkt sich die Auswahl für deine eigene Ansicht.
Bei mehreren Teamzugehörigkeiten werden zunächst einige Teamsymbole gezeigt. Über die zusätzliche Auswahl kannst du die vollständige Liste öffnen.
Eine oder mehrere Personen einladen
Nur Administratorinnen sehen **Neue Nutzerinnen einladen**. Im Dialog kannst du mehrere E-Mail-Adressen mit denselben Team- und Berechtigungseinstellungen gleichzeitig vorbereiten.
Bereits verwendete, schon eingeladene, doppelte oder formal ungültige Adressen werden nicht einfach unbemerkt übernommen. Prüfe die Hinweise im Dialog, bevor du absendest.
Rollen, Vorlagen und Einzelrechte bei der Einladung
Eine Einladung kann enthalten:
- eine oder mehrere globale Rollen,
- eine oder mehrere Berechtigungsvorlagen,
- individuell ausgewählte Rechte,
- Teamzugehörigkeiten.
Wird die Administrationsrolle gewählt, sind die granularen Rechte nicht mehr die maßgebliche Einschränkung. Für normale Konten ist eine Vorlage ein guter Ausgangspunkt; die tatsächlich aktivierten Einzelrechte bleiben dennoch entscheidend. Details findest du unter Rollen & Berechtigungen.
Was macht die eingeladene Person?
Der Link aus der Einladungs-E-Mail öffnet die Registrierung. Dort werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Firma, Telefonnummer und Position angezeigt beziehungsweise ergänzt. Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort sind erforderlich; das Passwort muss bestätigt werden und mindestens zehn Zeichen lang sein.
Nach erfolgreicher Registrierung kann sich die Person mit ihrer E-Mail-Adresse und dem selbst gewählten Passwort anmelden. Die bei der Einladung vorbereiteten Teams, Rollen und Rechte stehen dann am Konto bereit.
Einladung ist etwas anderes als Freelancer anlegen
Eine Einladung erzeugt ein Konto mit Login. Für Personen, die nur im Dienstplan geführt werden sollen und Artwork nicht selbst bedienen, lege stattdessen einen Freelancer an.
Daten eines Kontos bearbeiten
Im Profil stehen – je nach Berechtigung – mehrere Reiter zur Verfügung:
- Einsatzplan
- Persönliche Daten
- Benutzerrechte
- Arbeitsprofil
- Arbeitszeitmuster
- Arbeitsvertrag
- Arbeitszeiten
- Ausgleichstage
- Überstunden
Nutzerinnen können viele eigene Kontaktdaten selbst pflegen. Administratorinnen können zusätzlich E-Mail-Adresse, Rechte und Passwort- Zurücksetzung verwalten. Fachliche Personalangaben sind an das Recht zur Mitarbeitendenverwaltung gebunden.
Passwort zurücksetzen
Im Profil kann eine administrative Person Passwort zurücksetzen wählen. Die betroffene Person erhält einen Vorgang zur Vergabe eines neuen Passworts. Das bisherige Passwort sollte nicht erfragt oder weitergegeben werden.
Die eigene Passwortänderung ist unter Mein Konto beschrieben.
Konto löschen
Das Aktionsmenü der Nutzerliste und der Bereich Benutzerrechte enthalten eine Löschfunktion. Die Aktion muss bestätigt werden und ist als dauerhaft gekennzeichnet.
Prüfe vor dem Löschen mindestens:
- offene Aufgaben und Verantwortlichkeiten,
- Projekt- und Teamzuordnungen,
- geplante Schichten und Zeitkonten,
- Zuständigkeiten für Finanzierungsquellen oder Freigaben,
- ob stattdessen nur Rechte entzogen oder Daten übergeben werden sollen.
Ein Kontolöschen ist keine geeignete Methode, um eine Person nur vorübergehend zu sperren oder aus einem Team zu entfernen.