Profile & Arbeitsdaten
Persönliche Daten, Einsatzfähigkeit, Arbeitszeiten, Vertrag und Zeitkonten pflegen
Das Profil einer internen Person verbindet Kontaktdaten mit allen Angaben, die für Einsatz- und Arbeitszeitplanung benötigt werden. Nicht alle Reiter sind für alle Rollen sichtbar.
Persönliche Daten
Unter Persönliche Daten werden Profilbild, Vor- und Nachname, Pronomen, Firma, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und eine freie Beschreibung gepflegt. Außerdem siehst du die Teams der Person.
Eigene Daten können teilweise selbst geändert werden. Für fremde Profile werden – abhängig vom Feld – Administration, Teamverwaltung oder das Recht zur Mitarbeitendenverwaltung benötigt. E-Mail- und Telefon-Sichtbarkeit, Sprache, Chat und Kontrast sind persönliche Einstellungen und werden unter Mein Konto erklärt.
Einsatzplan, Verfügbarkeit und Abwesenheit
Der Reiter Einsatzplan zeigt die persönlichen Schichten im zeitlichen Zusammenhang. Je nach Berechtigung lassen sich dort auch Verfügbarkeiten, Abwesenheiten beziehungsweise Urlaub sowie eine zeitlich befristete Beschäftigung pflegen.
Bei einer befristeten Beschäftigung werden Start- und Enddatum hinterlegt. Verfügbarkeiten und Abwesenheiten können einzelne Zeiträume oder wiederkehrende Einträge sein. Sie unterstützen die Planung, ersetzen aber nicht automatisch eine formale Genehmigung. Details zum Planen und zu Konflikten findest du im Dienstplan-Handbuch.
Arbeitsprofil
Im Arbeitsprofil werden fachliche Einsatzmöglichkeiten definiert:
| Einstellung | Auswirkung |
|---|---|
| Stellenbezeichnung / Tätigkeitsbeschreibung | Beschreibt die fachliche Rolle der Person |
| Als Freelancer anzeigen | Kann ein internes Konto zusätzlich in geeigneten externen Ansichten kennzeichnen |
| Standard-Projektrollen | Werden automatisch vorgeschlagen beziehungsweise zugewiesen, wenn die Person einem Projektteam hinzugefügt wird |
| Darf Schichten zugewiesen werden | Steuert, ob die Person als einplanbare Arbeitskraft erscheint |
| Globale Qualifikationen | Organisationsweit verwendbare Fähigkeiten für Schichten |
| Gewerke | Fachbereiche, in denen die Person eingeplant werden kann |
| Gewerkefunktionen | Detaillierte Qualifikationen innerhalb eines Gewerkes |
Eine Person muss einplanbar sein und zu den benötigten Gewerken beziehungsweise Qualifikationen passen, damit sie in den entsprechenden Dienstplan-Auswahlen sinnvoll angeboten wird. Dienstplaner*in für bezeichnet dagegen die Gewerke, deren Planung die Person sehen oder bearbeiten darf; das ist nicht dasselbe wie die eigene Einsatzqualifikation.
Arbeitszeitmuster
Unter Arbeitszeitmuster kannst du ein zentral vorbereitetes Muster auswählen oder individuelle Wochenstunden für Montag bis Sonntag hinterlegen. Zusätzlich lässt sich ein Gültigkeitszeitraum angeben.
Solange ein benanntes Muster ausgewählt ist, sind die Tageswerte nicht frei editierbar. Entferne das Muster, wenn für diese Person individuelle Zeiten gelten sollen. Arbeitszeitmuster bilden die Grundlage für Sollstunden und Vergleiche in Arbeitszeit- und Dienstplanansichten.
Arbeitsvertrag und Konditionen
Im Reiter Arbeitsvertrag wird eine Vertragsvorlage ausgewählt. Die daraus übernommenen Werte können für die einzelne Person abweichen. Dazu gehören je nach Konfiguration:
- freie ganze und halbe Tage pro Woche,
- besondere Regeln für definierte Sondertage,
- Ausgleichszeitraum,
- Überstundenregel und deren Ausgleichszeitraum,
- freie Sonntage pro Spielzeit,
- freie Tage in den ersten 26 Wochen.
Über Arbeitsvertrag wechseln übernimmst du die Werte einer anderen Vorlage; Arbeitsvertrag entfernen löst die Zuordnung. Prüfe individuelle Abweichungen anschließend erneut.
Konditionen wie vertragliche Wochenstunden, Stundenvergütung und ergänzende Hinweise können zusätzlich im Profil gepflegt werden. Der Zugriff ist wegen der sensiblen Inhalte eingeschränkt.
Arbeitszeiten
Der Reiter Arbeitszeiten stellt gebuchte und erwartete Zeiten nach Tagen, Wochen und – bei längeren Zeiträumen – Monaten gegenüber. Berechtigte Personen können über Arbeitszeit buchen eine nachträgliche Buchung erfassen.
Für eine verlässliche Auswertung müssen Arbeitszeitmuster, Buchungen, Abwesenheiten und relevante Dienstplandaten vollständig sein. Eine Abweichung ist zunächst ein Hinweis zur Prüfung und nicht automatisch ein abrechenbarer Mehr- oder Minderstundenwert.
Ausgleichstage und Regelverletzungen
Unter Ausgleichstage siehst du:
- offene Ausgleichsansprüche,
- bereits gewährte Ausgleichstage,
- noch nicht bearbeitete Dienstplan-Regelverletzungen.
Ausgleichstage können als ganzer oder halber Tag, mit Frist und Begründung angelegt werden. Bei Feiertagsausgleich kann der Tag die tägliche Sollzeit reduzieren. Offene Ansprüche lassen sich gewähren oder löschen; gewährte Tage können widerrufen werden. Bei regelbasierten Einträgen bleibt die auslösende Regel sichtbar.
Überstunden
Der Reiter Überstunden zeigt das Zeitkonto, Fristen und Auszahlungen der Person. Änderungen sollten nur von fachlich zuständigen Personen vorgenommen und mit den zugrunde liegenden Arbeitszeitdaten abgeglichen werden.
Reihenfolge bei der Einrichtung
Pflege zuerst Arbeitsprofil und Einplanbarkeit, dann Arbeitszeitmuster und Vertrag. Erst danach lassen sich Sollzeiten, Regelprüfungen, Ausgleichstage und Überstunden sinnvoll bewerten.