Update August 2026

Dieses Update bringt große Neuerungen für die Planung: Der Kalender bekommt einen grundlegend überarbeiteten Zoom mit eigener Monatsansicht, eine neue Datumsauswahl und einen deutlich mächtigeren Multi-Edit-Modus. Im Dienstplan könnt ihr Personen jetzt direkt Projekten zuordnen — und Mitarbeitende können eigene Projektwünsche eintragen. Dazu kommen die Schichtbestätigung durch Mitarbeitende, eine ganze Reihe neuer Exporte aus dem Schichtplan und die neue Tagesbemerkungs-Spalte.

Kalender

• Der Zoom im Kalender wurde grundlegend überarbeitet: In der Funktionsleiste gibt es jetzt ein Zoom-Dropdown, mit dem ihr per Klick direkt zwischen den Zoomstufen springen könnt, statt euch schrittweise heranzutasten. Die Anzeige der Termine wurde für alle Zoomstufen verbessert — die Informationen passen sich dynamisch an die verfügbare Größe an.
• Neue Monatsansicht: Auf der kleinsten Zoomstufe gibt es jetzt eine eigene Monatsansicht, erreichbar über das Zoom-Dropdown in der Funktionsleiste. Ist die Anzeigeeinstellung „Tage expandieren“ deaktiviert, seht ihr darin genau einen Monat auf einen Blick.
• Bei Zoomstufen unter 80 % zeigen Termine ihre Informationen weiterhin direkt in der Kachel, aber in reduzierter Form — so seht ihr die wichtigsten Informationen sofort, alle Details erscheinen wie gewohnt beim Darüberfahren.
• Die Termine zeigen ihren Titel jetzt nach einer klaren Logik: Termintitel und Projekttitel, wenn beides vorhanden ist. Fehlt der Termintitel, wird der Projekttitel angezeigt — fehlt beides, der Name der Terminart.
• Der Multi-Edit-Modus (Schalter mit Stift in der Funktionsleiste) kann jetzt deutlich mehr — auch im Planungskalender: Ihr könnt einen Termin auswählen und dann die Zellen anklicken, in die er dupliziert werden soll. Ihr könnt mehrere Tag-Raum-Zellen auswählen und in allen gleichzeitig einen Termin erstellen — dabei entstehen eigenständige Einzeltermine, kein Sammeltermin. Und wenn genau eine Zelle und mindestens ein Termin ausgewählt sind, lassen sich die ausgewählten Termine gemeinsam in diese Zelle verschieben.
• Neue Anzeigeeinstellungen: Die Breite der Raumspalten ist jetzt einstellbar, in der Kompaktansicht könnt ihr euch Künstler:innen-Namen statt der Termintitel anzeigen lassen, und auch wer einen Termin erstellt hat, lässt sich jetzt in den Terminen einblenden.
• Neue Einstellung „Zeitraum in allen Ansichten teilen“: Ist sie aktiv, bleibt beim Wechseln zwischen Kalender, Inventar und Schichtplan immer dasselbe Datum ausgewählt. Ist sie inaktiv, merkt sich wie bisher jede Ansicht pro Nutzer:in ihr eigenes Datum.
• Neue Datumsauswahl in den Funktionsleisten von Kalender und Schichtplan: Öffnet ihr den Datumspicker per Klick auf das Kalender-Icon, könnt ihr oben den Modus wählen — Tag, Woche, Monat oder freie Auswahl. Im Monatsmodus wird beim Weiterblättern immer der komplette nächste Monat ausgewählt (die unterschiedliche Tagesanzahl der Monate wird dabei berücksichtigt), im Wochenmodus entsprechend die nächste Kalenderwoche. Außerdem lädt der Kalender bei manueller Datumseingabe nicht mehr sofort nach dem Startdatum neu, sondern erst, wenn auch das Enddatum gesetzt ist.
• Neue Tagesbemerkungs-Spalte: In den Kalender-Einstellungen im Admin-Menü kann pro Artwork-Instanz die Tagesbemerkungs-Spalte für alle Nutzer:innen aktiviert werden. Ist sie aktiv, gibt es im Kalender und im Planungskalender eine eigene Spalte für Notizen zum gesamten Tag pro Raum — diese Notizen werden auch im Schichtplan angezeigt. Wer die Spalte sehen und wer sie bearbeiten darf, regeln zwei neue Nutzer:innen-Berechtigungen.
• Aktive Filter im Kalender sind jetzt vorausgewählt, wenn ihr das Export-Fenster öffnet — dort lassen sie sich weiterhin unabhängig anpassen.
• Im Filter-Fenster gibt es jetzt pro Filterkategorie ein Suchfeld, um die angezeigten Einträge schnell einzugrenzen.
• Die Datumsspalte wurde optisch überarbeitet und Feiertage sind im Kalender jetzt klarer erkennbar.
• Neues optionales Feld „Einlass“ für Termine: Aktiviert es in den Termineinstellungen im Reiter „Standardwerte“. Danach könnt ihr bei Terminen eine Einlasszeit angeben, und über eine neue Anzeigeoption im Kalender wird der Einlass in den Terminkacheln über der bisherigen Zeitangabe angezeigt.

Neu: Projektzuordnungen und Projektwünsche im Dienstplan

Mit diesem Update könnt ihr Personen im Dienstplan direkt einem Projekt zuordnen — für einzelne Tage oder gleich für den gesamten Projektzeitraum. Außerdem können Mitarbeiter:innen jetzt selbst Wünsche eintragen, in welchen Projekten sie gerne eingesetzt werden möchten. Beides ist im Dienstplan auf einen Blick sichtbar und hilft dabei, die Personalplanung früher zu starten, als es konkrete Schichten oft zulassen.

Verbindliche Projektzuordnung (für Planende): Klickt im Dienstplan auf die Tageszelle einer Person im unteren Bereich des Schichtplans — dort gibt es die neue Rubrik „Projekte“. Über „Projekt zuordnen“ könnt ihr die Person verbindlich einem Projekt zuweisen, wahlweise für einzelne Tage oder den gesamten Projektzeitraum. Eine Ganz-Zeitraum-Zuordnung „wandert mit“: Verschiebt sich das Projekt zeitlich, passt sich die Zuordnung automatisch an.

Die Zuordnung ist als farbiger Streifen in der Tageszelle der Person sichtbar — so seht ihr sofort, wer an welchem Tag für welches Projekt verplant ist, auch wenn noch keine konkrete Schicht existiert. Auch über die Mehrfachbearbeitung könnt ihr mehrere Personen und Tage in einem Schritt einem Projekt zuordnen; dabei zeigt euch die Auswahl an, ob ein Projekt alle gewählten Tage abdeckt.

Sobald ihr eine zugeordnete Person in eine Schicht desselben Projekts einteilt, wird die Zuordnung an diesem Tag automatisch durch die Schicht ersetzt — entfernt ihr die Schicht wieder, kommt die Zuordnung zurück. Beim Besetzen von Schichten werden euch zugeordnete Personen priorisiert ganz oben vorgeschlagen und entsprechend markiert.

Verbindliche Zuordnungen erscheinen außerdem im persönlichen Einsatzplan der Person, im Schichten-Tab des Projekts (über die neue Anzeigeeinstellung „Projektzuordnungen anzeigen“ gibt es dort eine Übersicht der zugeordneten Personen und Wünsche, inklusive Avatare in den Tagesbalken) sowie im Dienstplan-PDF.

Projektwünsche (für alle Mitarbeiter:innen): Im eigenen Einsatzplan gibt es jetzt den Button „Wunsch eintragen“. Damit könnt ihr euch selbst als Wunsch für ein Projekt eintragen — ebenfalls für einzelne Tage oder den gesamten Projektzeitraum. Planende sehen den Wunsch im Dienstplan als gestreiften Streifen in eurer Tageszelle sowie beim Besetzen von Schichten des Projekts.

Ein Wunsch ist unverbindlich — er ist eure Art zu sagen: „Hier würde ich gerne mitarbeiten.“ Planende können einen Wunsch mit einem Klick als verbindliche Zuordnung übernehmen. An Tagen mit eingetragener Abwesenheit ist kein Wunsch möglich; ihr bekommt dann einen entsprechenden Hinweis.

Schichtplan und Einsatzplan

• Neu: Schichtbestätigung durch Mitarbeitende. Aktiviert dafür in den Schichteinstellungen den Schalter „Schichtbestätigung durch Mitarbeitende“. Eingeplante Personen können festgeschriebene Schichten dann im eigenen Einsatzplan per Haken annehmen oder per X ablehnen — im Schichtplan seht ihr die Antwort direkt an der Schichtzeit in der Zelle. Das Bestätigen ist auch stellvertretend durch Planende möglich; dabei wird der Verfügbarkeitsstatus der Person für den Tag automatisch passend gesetzt.
• Wird eine Person krank gemeldet (oder auf einen anderen Status als „Verfügbar“ gesetzt), entfernt das bei festgeschriebenen Schichten die Schicht nicht mehr automatisch. Stattdessen macht Artwork euch deutlich darauf aufmerksam: mit einem Warndreieck oben im Schichtplan sowie einer Hervorhebung unten im Schichtplan und im Schichten-Tab des Projekts, damit ihr die Schicht bewusst neu besetzen könnt.
• Im Schichten-Tab eines Projekts könnt ihr euch über die Anzeigeeinstellungen jetzt auch projektfremde Termine und projektfremde Schichten einblenden lassen — praktisch, um beim Planen Konflikte mit anderen Produktionen direkt zu sehen.
• In der Schichtplanüberprüfung lassen sich freie Mitarbeitende jetzt ein- und ausblenden (filtern) sowie sortieren.
• Festschreibungs-Anfragen könnt ihr jetzt für mehrere Gewerke gleichzeitig stellen. Außerdem wurde die Performance beim Anfragen deutlich verbessert.
• Personen können für sich selbst nicht mehr den Status „arbeitsfrei“ eintragen. Eigene Einträge sind auf Wünsche und Abwesenheiten beschränkt — den Verfügbarkeitsstatus setzen weiterhin die Planenden.

Neue Exporte aus dem Schichtplan

Alle folgenden Exporte erreicht ihr über den Export-Button in der Funktionsleiste des Schichtplans:

• Arbeitszeit-Excel-Export: eine Arbeitszeit-Übersicht für ein ganzes Gewerk — pro Monat Soll- und Ist-Stunden, jeweils mit eigener Summe für feste und freie Mitarbeitende. Wahlweise mit einer Zeile pro Monat und Person oder gesammelt für die gesamte Abteilung pro Monat. Gedacht für das Controlling der Arbeitszeiten und übergreifende Entscheidungen, etwa zu Mitarbeiterzahlen.
• PDF-Schichtplan-Export in zwei Varianten: pro Raum (alle Schichten, die an den gewählten Tagen in dem Raum stattfinden) oder pro Person (für jede Person die Schichten der jeweiligen Kalenderwoche — auch mehrere Kalenderwochen in einem Export möglich).
• Excel-Export für die Gewerk-Verteilung von Personen, die Mitglied eines „universellen Gewerks“ (z. B. Azubi) sind — so seht ihr, wie diese Personen auf die Gewerke verteilt waren.
• Eigener Export für Schichten ohne Projekt — einstellbar nach Kalenderwoche und Gewerk.
• Beim Schicht-Excel-Export könnt ihr jetzt das Zahlenformat wählen: lesbar wie bisher („8 Std 30 min“) oder als Excel-Zahlenformat („8,5“) — Letzteres mit zusätzlicher Summenspalte für die Arbeitszeiten. Außerdem wurde die Lesbarkeit der Excel-Dateien verbessert: Tage sind jetzt durch dickere Rahmenlinien klar voneinander getrennt.
• Den Excel-Export der Stunden nach intern/extern (wie ihr ihn aus dem Schichten-Tab eines Projekts kennt) gibt es jetzt auch für einen Raum und einen frei wählbaren Zeitraum.

Abonnements

• Tagesdienste sind jetzt auch in den Dienstplan-Abonnements enthalten und werden im Kalender-Abo am entsprechenden Tag angezeigt.

Dashboard

• Tagesdienste werden jetzt auch im Dashboard angezeigt.
• Im Dashboard seht ihr bei euren Schichten jetzt auch, welche Kolleg:innen mit euch eingeteilt sind. Ein Klick auf die Produktion bringt euch direkt in den Schichten-Tab am jeweiligen Tag — sofern ihr Mitglied des Projektteams seid.

Projekte und Budget

• Es gibt jetzt nur noch eine Budget-Kennzeichnung, und sie heißt „Relevant für Budget“. Überall, wo Budget-Daten aus Projekten gezogen werden, wird ausschließlich die so markierte Spalte verwendet. Bei neu erstellten Spalten wird die Kennzeichnung automatisch sinnvoll gesetzt, sie bleibt aber jederzeit manuell änderbar — Infotexte erklären das Verhalten jetzt direkt an Ort und Stelle. Behoben ist außerdem der Fehler, dass die Kennzeichnung mehrfach vergeben sein konnte.
• Materialausgaben können jetzt direkt aus der Materialausgabe-Komponente im Projekt gedruckt werden — mit Projektname, Ausgabezeitraum, Name und Beschreibung der Ausgabe sowie allen Artikeln als Liste mit Anzahl und Namen, inklusive der Sonderartikel.

Sonstiges

• Raumnamen und Datum bleiben beim Scrollen sichtbar: In Kalender und Schichtplan wandern die Raumnamen bzw. das Datum jetzt mit dem sichtbaren Bereich mit. Auch bei stark gefüllten Zellen und aktiviertem „Tage expandieren“ verliert ihr so nicht mehr die Orientierung.
• Die Positionen der Nutzer:innen sind jetzt ein Dropdown-Feld: Die zur Auswahl stehenden Positionen werden von den Admins vordefiniert und können dann in den Profilen ausgewählt werden.